-
Bahasa Indonesia
-
English
Oleh: Vincent Gaspersz, Lean Six Sigma Master Black Belt
American Society for Quality (www.asq.org) CMQ/OE, CQA, CSSBB, CQE, CQIA
American Production and Inventory Control Society (www.apics.org) CFPIM, CSCP
International Quality Federation (www.iqf.org) Six Sigma Master Black Belt
Registration Accreditation Board (www.exemplarglobal.org) Quality Management System Practitioner
Kesalahan berpikir pertama kali sehingga membentuk mindset yang SALAH di awali dari menyatakan bahwa manajemen modern HANYA bisa diterapkan di luar diri kita, yaitu: diterapkan pada perusahaan-perusahaan atau organisasi-organisasi besar, negara-negara maju, dll.
Perlu dicatat bahwa unit terkecil dari organisasi-organisasi modern ataupun negara-negara modern adalah anggota organisasi atau rakyat negara itu yang notabene adalah individu-individu pribadi. Berdasarkan alasan ini, maka Lean Learning Formula menekankan prinsip agar menerapkan segala sesuatu hal-hal baru yang positif ke dalam diri sendiri sehingga kita berubah terlebih dahulu dan memperoleh kompetensi serta manfaat langsung pada diri sendiri baru selanjutnya bisa disebarluaskan kepada sesama anggota team menjadi banyak team mandiri yang professional kemudian baru berkembang menjadi organisasi professional, dan seterusnya.
Pemahaman seperti ini TELAH saya peroleh ketika belajar pertama kali Total Quality Management (TQM) pada tahun 1988 (ketika menjadi mahasiswa program Doktor/S3 Teknik Sistem dan Manajemen Industri Institut Teknologi Bandung) di mana ketika itu prinsip-prinsip tentang kualitas belum banyak dikenal di Indonesia.
Prinsip-prinsip Total Quality Management (TQM) apabila diterapkan pada diri sendiri akan membentuk Total Quality Person (TQP), kemudian pribadi-pribadi yang TELAH menerapkan prinsip-prinsip TQM ini apabila membentuk TEAM (Together Everyone Achieves More) maka akan menjadi Total Quality Team (TQT), dan selanjutnya TEAM yang berkualitas itu apabila bekerja sama dalam organisasi akan membentuk Total Quality Organization (TQO) yang sering disebut sebagai Organisasi Berbasis Total Quality Management (TQM)-TQM Based Organization.
Demikian pula apabila banyak organisasi berkualitas itu TELAH ada dalam suatu negara, maka negara itu akan MAMPU membangun peradaban masyarakatnya dengan prinsip-prinsip TQM sehingga menjadi negara modern yang berkualitas.
Demikian pula prinsip-prinsip Total Quality Management (TQM) ini apabila diterapkan oleh seluruh anggota keluarga akan membentuk Total Quality Family (TQF), dstnya. Jika semua komunitas dari perguruan tinggi itu yang terdiri dari mahasiswa, dosen, staff administrasi, dll apabila menerapkan prinsip-prinsip TQM, maka akan membentuk Total Quality University, dll.
Jika kita MAMPU menerapkan prinsip-prinsip manajemen modern seperti Total Quality Management (TQM) ke dalam diri kita, maka kita akan memahami tentang cara bekerja yang SANGAT efektif dan efisien, selanjutnya kita akan PEDULI dan melakukan perbaikan atau peningkatan kinerja terus-menerus, yang pada akhirnya kita akan menjadi seorang Ahli yang MAMPU menciptakan inovasi-inovasi. Dengan demikian prinsip-prinsip belajar (Lean Learning Formula) dapat diterapkan secara benar pada waktu kita ingin belajar sesuatu hal baru, yaitu kita akan berusaha mencapai urutan teratas (urutan ke-5) dan menghindarkan diri terjebak pada urutan ke-1 atau ke-2 berikut.
- Urutan 1: Saya Mendengar dan Saya LUPA (I hear and I FORGET).
- Urutan 2: Saya Melihat dan Saya PERCAYA (I see and I BELIEVE).
- Urutan 3: Saya Melakukan dan Saya MENGERTI (I do and I UNDERSTAND).
- Urutan 4: Saya peduli dan saya MEMPERBAIKI (I take care and I IMPROVE).
- Urutan 5 (Puncak): Saya menjadi ahli dan saya berinovasi (I master and I INNOVATE).
Prinsip-prinsip Manajemen Modern (Total Quality Management):
Bagaimana kita mengetahui bahwa prinsip-prinsip TQM itu bermanfaat, yaitu melalui cara menerapkan ke dalam diri sendiri agar MEMAHAMI (Urutan No. 3) baru kita berbicara tahap selanjutnya menuju urutan No. 4 dan mencapai puncak keunggulan pada urutan No. 5 di atas.
Dengan demikian HANYA omong kosong saja, jika seseorang yang baru berada pada urutan No. 1 menganggap diri mereka telah MENGERTI, mampu melakukan CONTINUAL IMPROVEMENT, dan mampu melakukan INOVASI, karena setiap urutan di atas (urutan No. 1 sampai urutan No. 5) memberikan output masing-masing.
Dalam hal KOMPETENSI, maka mengikuti standar PRAKTEK kelas dunia dibagi ke dalam 4 tingkat KOMPETENSI (Level of Competence), yaitu:
- Level 1: Orang yang HANYA mampu membuat Checklists terhadap hal-hal yang menjadi fokus pembelajaran.
- Level 2: Orang yang di samping TELAH mampu membuat Checklists, juga menerapkan semua Checklists itu TETAPI masih membutuhkan pembimbingan dari orang lain yang memiliki kompetensi lebih tinggi.
- Level 3: Orang yang di samping TELAH mampu membuat Checklists, juga MAMPU menerapkan semua Checklists itu secara mandiri.
- Level 4 (Tertinggi): Orang yang MAMPU membuat Checklists, MAMPU menerapkan secara mandiri, juga MAMPU melatih orang lain agar mentransfer kompetensi (Attitude, Knowledge & Skills) kepada orang lain.
Prinsip-prinsip Total Quality Management terdiri dari beberapa hal berikut:
- Memiliki tujuan yang bernilai banyak (menetapkan banyak tujuan sekaligus yang saling berhubungan).
Catatan: VG menyebut sebagai multi objectives, yaitu: Input yang sama diproses dengan cara yang sama akan MAMPU menghasilkan banyak outputs sekaligus. Misalnya menulis buku untuk tujuan: (1) merealisasikan visi UANG (Usaha Agar Nama Gemilang), (2) Credit Point untuk mempertahankan gelar-gelar kompetensi professional (ASQ, APICS, dll), (3) Pembelajaran terus-menerus untuk meningkatkan KOMPETENSI pada hal-hal baru, (4) sebagai media PROMOSI gratis, (5) menciptakan OPPORTUNITY memperoleh pekerjaan sebagai KONSULTAN, INSTRUKTUR, MANAGEMENT SYSTEM DEVELOPER & IMPLEMENTER, dll (Menghasilkan ACTIVE INCOME), (6) Memperoleh PASSIVE INCOME dalam bentuk Royalti, pembagian hasil, dll (7) Manfaat-manfaat lain yang TIDAK berwujud (Soft/Intangible Benefits).
- Menerapkan kepemimpinan PARTISIPATIF yang mengandalkan TEAM (Together Everyone Achieves More), melalui MAMPU memotivasi orang lain untuk belajar mandiri terus-menerus agar meningkatkan KOMPETENSI mereka dalam menerapkan prinsip-prinsip manajemen modern yang mengandalkan pada KERJA SAMA untuk pencapaian sasaran bersama yang lebih banyak di atas.
- Lebih mengandalkan pada MOTIVASI INTRINSIK untuk mencapai visi UANG (Usaha Agar Nama Gemilang), Karena motivasi ekstrinsik (uang Rp, $, dll) secara OTOMATIS akan diperoleh setelah kita memiliki KOMPETENSI dan REPUTASI.
Catatan VG: uang (huruf kecil) Rp ($) secara OTOMATIS akan “mengejar” orang yang memiliki KOMPETENSI & REPUTASI (Visi UANG-huruf besar: Usaha Agar Nama Gemilang).
- SELALU menyerahkan hasil-hasil pekerjaan (OUTPUT) yang ber-KUALITAS (upaya giat agar bebas dari kesalahan, Karena kesalahan yang ditemukan orang lain akan menurunkan REPUTASI) melalui memperlakukan diri sendiri sebagai “penguji terbaik dan mandiri” mewakili orang lain (Customer) yang akan menerima hasil pekerjaan (output) kita, sehingga menciptakan ke-PUAS-an bersama antara kita dan Customer (orang lain). INGAT: PUAS = Pastikan Usaha Anda SUCCESS.
- SELALU mau memperbaiki diri melalui belajar hal-hal apa saja dari orang lain termasuk masukan dan kritik dari orang lain (Customer) dan hal ini membutuhkan ke-CERDAS-an EMOSIONAL yang rrruuuuaaaarrrr biasa (ke-RENDAH-an hati).
- SELALU PROAKTIF meminta MAAF jika telah berbuat ke-SALAH-an yang TIDAK disengaja
(Catatan: semua kesalahan semata-mata Karena belum TAHU dan tanpa sengaja), juga membutuhkan ke-CERDAS-an EMOSIONAL rrrruuuar biasa (Rendah HATI).
- Prinsip-prinsip Total Quality Management (TQM) di atas-boleh ditambahkan sendiri tentang hal-hal POSITIF sesuai kondisi dan lingkungan yang dinamik dan hiperkompetitif sekarang ini. Hal di atas akan menjadi SEMPURNA untuk mencapai ULTIMATE SUCCESS apabila kita melibatkan Tuhan (Allah) sebagai pedoman kita dalam berbuat hal-hal POSITIF sesuai firmanNya, karena sesungguhnya IMAN = Ikhlas Menjadikan Allah Nakhoda merupakan refleksi dari ketergantungan kita kepada Maha Pencipta melalui HATI (Harmonisasi Antara Tindakan dan Iman). Hal ini sebagai perwujudan dari aplikasi prinsip TAAT: (1) T = Tuhan berfirman, (2) A = Aku percaya dan melakukan segala sesuatu mengikuti firman Tuhan, (3) A = Aku melakukan hal-hal yang aku bisa TANPA membuat kesalahan-kesalahan, dan (4) T = Tuhan menyempurnakan hasil-hasil pekerjaan (output) saya melalui melakukan hal-hal yang aku TIDAK bisa.
Salam SUCCESS.
Application of Modern Management Principles Into Oneself To Have Professional Character
By: Vincent Gaspersz, Lean Six Sigma Master Black Belt
American Society for Quality (www.asq.org) CMQ/OE, CQA, CSSBB, CQE, CQIA
American Production and Inventory Control Society (www.apics.org) CFPIM, CSCP
International Quality Federation (www.iqf.org) Six Sigma Master Black Belt
Registration Accreditation Board (www.exemplarglobal.org) Quality Management System Practitioner
The first mistake of thinking that forms the WRONG mindset starts with claiming that modern management can ONLY be applied outside of ourselves, namely: applied to companies or large organizations, developed countries, etc.
It should be noted that the smallest units of modern organizations or countries are the members of those organizations or the people of those countries, whom in fact are private individuals. Based on this reason, the Lean Learning Formula emphasizes the principle to apply every new and positive things into ourselves so that we change first in order to gain competence and direct benefit to ourself, and only then those can be circulated to fellow team members, into many independent and professional teams, and then developed into a professional organization, and so on.
Understanding such as this that I HAVE gained while studying Total Quality Management (TQM) for the first time in 1988 (when I was a student of Doctoral program of System Engineering and Industrial Management at Bandung Institute of Technology), in which back then, the principles of quality had not been widely known in Indonesia.
The principles of Total Quality Management (TQM), if applied to oneself, will form the Total Quality Person (TQP), then the individuals who HAVE applied these TQM principles, if forming TEAM (Together Everyone Achieves More), then they will be a Total Quality Team (TQT), and furthermore that quality TEAM, if cooperating in the organization will form a Total quality organization (TQO) that is often referred to as Total Quality Management (TQM)-Based organization.
Similarly, if many of those quality organizations have ALREADY existed within a country, then that country will be ABLE to build its civilization with the TQM principles so to become a quality modern country.
Likewise, these principles of Total Quality Management (TQM), if applied by all family members will form a Total Quality Family (TQF), and so on. If all community members of university consisting of students, faculty, administrative staff, etc., if applying the principles of TQM, they will form a Total Quality University, etc.
If we are ABLE to apply the modern management principles such as Total Quality Management (TQM) into ourselves, then we will understand how to work VERY effectively and efficiently, then we will take CARE and make improvements or continuous performance improvements, and eventually we will become experts who are ABLE to create innovations. Thus, the principles of learning (Lean Learning Formula) can be applied correctly when we want to learn something new, so that we will try to reach the highest order (5th order) and to avoid being stuck on the 1st or 2nd order as follows.
- 1st Order: I hear and I FORGET.
- 2nd Order: I see and I BELIEVE.
- 3rd Order: I do and I UNDERSTAND.
- 4th Order: I take care and I IMPROVE.
- 5th (Ultimate) Order: I master and I INNOVATE.
Modern Management Principles (Total Quality Management):
How do we know that those TQM principles are beneficial? It is namely through the way of implementing them into ourselves in order for us to UNDERSTAND (3rd Order), then we talk about the next phase towards the 4th order and reach the pinnacle of excellence in the 5th order above.
Thus, it’s ONLY nonsense, if someone who has only been at the 1st order considers that he/she has UNDERSTOOD, is capable to do CONTINUAL IMPROVEMENT, and is able to perform INNOVATION, because each of the order above (1st order to the 5th order) provides its own respective output.
In term of COMPETENCE, then following the standards of world-class PRACTICE, it is divided into 4 Levels of Competence, namely:
- Level 1: Someone who is ONLY able to make Checklists toward the things that are the focus of learning.
- Level 2: Someone who, in addition to HAVE been able to make checklists, also implements all those Checklists, BUT still needs guidance from others who have higher competence.
- Level 3: Someone who, in addition to HAVE been able to make Checklists, is also ABLE to implement all of those Checklists independently.
- Level 4 (The Highest): Someone who is ABLE to make checklists, ABLE to implement them independently, as well as ABLE to also train others to further transfer their competencies (Attitude, Knowledge and Skills) to other people.
The principles of Total Quality Management consists of the following:
- Having a goal that is worth a lot (set many goals at once that are interconnected).
Note: VG refers it as multi objectives, namely: the same input is processed in the same way will be ABLE to produce many outputs at once. For example, writing a book for the goals of: (1) realizing the vision of UANG (Usaha Agar Nama Gemilang) // MONEY (Effort to Make Own Name Brilliantly Known), (2) obtaining Credit Point in order to retain the titles of professional competence (ASQ, APICS, etc.), (3) learning constantly in order to improve COMPETENCE on new things, (4) using it as a free PROMOTIONAL medium, (5) creating OPPORTUNITY to get a job as a CONSULTANT, INSTRUCTOR, MANAGEMENT SYSTEM DEVELOPER & IMPLEMENTER, etc. (Producing ACTIVE INCOME), (6) obtaining PASSIVE INCOME in the forms of royalties, revenues sharing, etc., (7) obtaining other Soft/ intangible benefits.
- Applying PARTICIPATORY leadership that relies on TEAM (Together Everyone Achieves More), through being ABLE to motivate others to learn independently and continuously in order to improve their COMPETENCE in applying the principles of modern management that rely on COOPERATION for the achievement of more common goals as above.
- Relying more on the INTRINSIC MOTIVATION to achieve the vision of OF UANG (Usaha Agar Nama Gemilang) // MONEY (Effort to Make Own Name Brilliantly Known), because extrinsic motivation (money Rp, $, etc.) will AUTOMATICALLY be obtained after we have had COMPETENCE and REPUTATION.
VG’s note: uang (huruf kecil) // money (lowercase), Rp ($), will AUTOMATICALLY “follow” people who have COMPETENCE & REPUTATION (Vision of UANG – huruf besar: Usaha Agar Nama Gemilang // MONEY – uppercase: Effort to Make Own Name Brilliantly Known).
- ALWAYS submitting the QUALITY work results (OUTPUT) (enterprising effort to be free from error, because the error found by others will decrease REPUTATION) by treating oneself as “the best and independent examiner” who represents another person (Customer) whom will received the results of one’s work (output), thus creating shared SATISFACTION between oneself and the Customer (other people). REMEMBER: PUAS = Pastikan Usaha Anda SUCCESS // SATISFIED = Make sure your Effort is SUCCESSFUL.
- ALWAYS willing to improve oneself through learning whatever things from others, including inputs and critics from others (Customers), and this requires very extraordinary EMOTIONAL INTELLIGENCE (HUMILITY).
- SELALU PROAKTIF meminta MAAF jika telah berbuat ke-SALAH-an yang TIDAK disengaja
ALWAYS PROACTIVELY APOLOGIZING if you’ve done an UNINTENTIONAL MISTAKE(Note: recognizing all mistakes, solely because have not been KNOWN and accidental), also requires very extraordinary EMOTIONAL INTELLIGENCE (HUMILITY).
- The principles of Total Quality Management (TQM) above may be added personally about the POSITIVE things according to today’s dynamic and hypercompetitive conditions and environment. The matters above will become PERFECT to reach ULTIMATE SUCCESS if we involve God (Allah) as our guidance in doing POSITIVE things according to His Word, because indeed, IMAN = Ikhlas Menjadikan Allah Nakhoda // FAITH = Willing to Make God The Helmsman is a reflection of our dependence upon the Creator through HATI (Harmonisasi Antara Tindakan dan Iman) // HEART (Harmonization Between Action and Faith). It is a manifestation of the application of the principle of TAAT: (1) T = Tuhan berfirman, (2) A = Aku percaya dan melakukan segala sesuatu mengikuti firman Tuhan, (3) A = Aku melakukan hal-hal yang aku bisa TANPA membuat kesalahan-kesalahan, dan (4) T = Tuhan menyempurnakan hasil-hasil pekerjaan (output) saya melalui melakukan hal-hal yang aku TIDAK bisa // OBEDIENCE: (1) T = God says, (2) A = I trust and do everything to follow the Word of God, (3) A = I do things that I can WITHOUT making mistakes and (4) T = God enhances my work results (outputs) by doing the things that I cannot.
Best Regards for SUCCESS.
