2017

Home » Blog » 2017 » Statistical Thinking untuk Peningkatan Kinerja Sistem Bisnis

20-06-17

Statistical Thinking untuk Peningkatan Kinerja Sistem Bisnis



  • Bahasa Indonesia
  • English

Oleh: Vincent Gaspersz, Lean Six Sigma Master Black Belt Certified Management System Lead Specialist and Auditor

  • American Production and Inventory Control Society (www.apics.org) Certified in Production and Inventory Management (CPIM), Certified Fellow in Production and Inventory Management (CFPIM) and Certified Supply Chain Professional (CSCP);
  • American Society for Quality (www.asq.org) Certified Manager of Quality/Organizational Excellence (CMQ/OE), Certified Quality Engineer (CQE), Certified Quality Auditor (CQA), Certified Quality Improvement Associate (CQIA), and Certified Six Sigma Black Belt;
  • International Quality Federation (www.iqf.org) Certified Six Sigma Master Black Belt (CSSMBB);
  • Registration Accreditation Board (www.exemplarglobal.org) Certified Management System Auditor (CMSA), Certified Management System Practitioneer (CMSP), Certified Management System Specialist (CMSS), and Certified Management System Lead Specialist (CMSLS).

 

Divisi Statistika dari The American Society for Quality (ASQ Statistics Division) mengemukakan tiga prinsip utama yang bersifat filosofi yang sangat mendasar tentang Statistical Thinking, yaitu:

  1. Semua pekerjaan terjadi dalam proses-proses yang saling berhubungan di dalam sistem.
  2. Variasi selalu ada di semua proses di dalam sistem
  3. Kunci SUCCESS adalah memahami proses dan mengurangi variasi di semua proses agar mencapai nilai TARGET yang diinginkan di dalam sistem.

Ketiga prinsip dasar dari Statistical Thinking di atas dapat ditunjukkan melalui Bagan 1 terlampir di atas.

 

Dalam dunia nyata, praktek Statistical Thinking menuju target berupa reduksi variasi akan meningkatkan kepuasan pelanggan dan hal ini dapat ditunjukkan melalui fungsi kerugian Taguchi yang memberikan konsep yang mendukung ide-ide bahwa reduksi variasi menuju target akan meningkatkan nilai bagi pelanggan dan mengurangi biaya. Fungsi kerugian Taguchi yang berbentuk kuadrati L(x) = k(x – m)^2, di mana x adalah unit yang menyimpang dari nilai target, m adalah nilai target, dan k adalah koefisien kerugian, ditunjukkan dalam Bagan 2 terlampir.


 

Menggunakan tiga prinsip dasar dari Statistical Thinking di atas, maka Lynn D. Torbeck (2011, p.94-95)) dalam Journal of Pharmaceutical Technology mengembangkan Statistical Thinking menjadi 10 konsep dasar berikut:

  1. Pekerjaan terjadi di dalam proses maupun sub-proses yang saling terkait satu sama lain, dikenal dengan nama model SIPOC (Suppliers-Inputs-Processes-Outputs-Customers).
  2. Setiap proses memiliki pemasok (supplier) yang memberikan masukan (input) ke dalam aktivitas proses. Hasil dari setiap proses merupakan keluaran (output) yang akan diteruskan kepada pelanggan (customer), baik pelanggan internal (internal customer) maupun pelanggan eksternal (external customer).

    Catatan: pelanggan internal adalah orang atau bagian/departemen/divisi di dalam organisasi yang menerima output dari proses, sedangkan pelanggan eksternal adalah orang atau bagian/departemen/divisi di luar organisasi yang menerima output dari proses. Output dari suatu proses dapat berbentuk hasil akhir atau hasil antara yang masih harus diproses lebih lanjut.

  3. Setiap proses dapat dipetakan menggunakan diagram alir (flow charts) atau alat lainnya, dipelajari secara sistematik, dipahami, dan ditingkatkan. Bagaimanapun, melakukan optimasi pada setiap langkah proses secara terpisah dapat menghasilkan proses menjadi tidak optimum secara global, dalam arti bisa terjadi sub-optimum.
  4. Pekerjaan dilakukan oleh kelompok orang yang memiliki perbedaan dalam latar belakang pendidikan, keterampilan, keahlian, kebutuhan, dan ekspektasi.
  5. Output dari setiap proses bervariasi sebagai hasil bersama dari penyebab-penyebab khusus atau sistematik (special or systematic causes of variation) dan penyebab-penyebab umum atau acak (common or random causes of variation). Penyebab-penyebab variasi ini dapat ditemukan, dipelajari, dan dipahami.

    Catatan: team kerja yang tidak berfungsi secara efektif merupakan sumber variasi di dalam sistem (common or random causes of variation).

  6. Hubungan sebab-akibat merupakan landasan dari ilmu pengetahuan. Hubungan sebab-akibat ini dapat ditemukan, dipelajari, dikuantifikasikan, dan dipahami.
  7. Variabilitas adalah musuh bagi praktek manajemen organisasi yang baik, validasi, kualitas, produktivitas, efisiensi, dan keuntungan (profits). Variabilitas dapat diukur, dipelajari, dan dipahami.
  8. Statistika adalah ilmu pengetahuan tentang variasi.
  9. Variabilitas dalam proses dapat dikurangi TETAPI tidak dapat dihilangkan. Kita perlu mengadopsi filosofi menuju TARGET dan bekerja untuk KONSISTENSI.
  10. Setiap organisasi mencapai SUCCESS melalui perbaikan terus-menerus (continuous improvement) melibatkan kerja sama team (team work) untuk mengurangi variasi dan membawa proses ke dalam stabilitas secara statistikal (statistical stability).

 

Melalui mengaitkan STATISTIKA dengan masalah-masalah dalam dunia nyata menggunakan 10 KONSEP sebagai pengembangan dari Statistical Thinking, maka pemikiran statistikal (Statistical Thinking) dapat mencapai integrasi dari manajemen, solusi masalah dalam dunia nyata, dan teknik-teknik statistika. Keterkaitan Statistical Thinking dan Statistical Methods (Statistical Tools) dapat ditunjukkan dalam Bagan 3 terlampir.


 

Apa itu Systems Thinking?

Sebelum membahas tentang systems thinking beserta aplikasi dalam dunia nyata, maka perlu dipahami beberapa terminologi tentang systems thinking yang telah diterima oleh masyarakat profesional secara internasional.

  • System Thinking adalah suatu disiplin untuk melihat sesuatu secara keseluruhan (holistik) bukan secara parsial, yang bertujuan untuk mempelajari pola perubahan (dinamika) bukan statis, serta untuk memahami kesaling-terkaitan di antara banyak elemen (pola hubungan) dalam sistem yang didefinisikan. Di dunia nyata segala sesuatu yang saling berkaitan akan membentuk system, misalnya: sistem pendidikan, sistem pertanian, sistem pemerintahan, sistem sosial, sistem bisnis, dll.
  • Systematic Thinking adalah cara berpikir menggunakan metodologi (metode-metode) tertentu. Misalnya seorang Lean Six Sigma Master Black Belt/Black Belt/Green Belt/Yellow Belt akan menggunakan metodologi DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) atau PDCA (Plan, Do, Check, Act) ketika melakukan perbaikan proses-proses dalam system. Atau menggunakan DMADV (Define, Measure, Analyze, Design, Verify) atau metodologi Design Thinking ketika melakukan desain proses-proses dalam sistem yang baru atau sistem yang telah ada.
  • Systemic Thinking adalah cara berpikir menggunakan kombinasi analitikal (berdasarkan analisis) dan sintesis.

    Catatan: analisis dan sintesis merupakan higher order thinking berdasarkan taksonomi Bloom.

 

Beberapa cara untuk memikirkan dan menentukan sistem adalah berkaitan dengan kriteria berikut:

  • sistem memiliki tujuan (objective)
  • sistem terdiri dari elemen-elemen,
  • semua elemen dari sistem harus berhubungan (langsung atau tidak langsung),
  • sistem memiliki batas,
  • batas sistem adalah keputusan yang dibuat oleh seseorang atau sekelompok orang,
  • sistem dapat “bersarang” di dalam sistem lain yang lebih besar,
  • sistem dapat tumpang tindih dengan sistem lain,
  • sistem dibatasi dalam ruang dan waktu,
  • sistem menerima input (masukan) dari pemasok (supplier), dan mengirimkan output ke pelanggan (customer) atau ke lingkungan yang lebih luas,
  • sistem terdiri dari proses yang mengubah input menjadi output,
  • sistem bekerja otonom dalam memenuhi tujuannya. Contoh: mobil bukan sistem. Tetapi sebuah mobil dengan sopir adalah sebuah sistem.

 

Pendekatan berpikir sistem (systems thinking) menggabungkan beberapa prinsip:

  • Interdependensi elemen-elemen (obyek-obyek), elemen-elemen yang independen bukan merupakan suatu sistem;
  • Menggunakan pendekatan holistik secara menyeluruh;
  • Memiliki tujuan di mana interaksi sistemik harus menghasilkan satu atau beberapa tujuan akhir;
  • Memiliki input dan output serta proses transformasi, di mana untuk sistem tertutup proses input akan ditrasformasikan menjadi output tanpa berinteraksi dengan lingkungan, sedangkan dalam sistem terbuka selalu berinteraksi dengan lingkungan;
  • Memiliki entropi di mana gangguan dan keacakan selalu hadir dalam sistem apapun;
  • Memiliki peraturan yang memerlukan metode umpan-balik untuk keberlanjutan operasional dari sistem;
  • Memiliki hirarki, di mana setiap sistem selalu memiliki subsistem yang lebih kecil.

 

Bagan 4 terlampir menunjukkan contoh systems thinking dalam strategi pemasaran untuk meningkatkan profitabilitas perusahaan berdasarkan pendekatan theory of constraints (TOC).


 

Aplikasi Systems Thinking dalam Dunia Nyata

Cara berpikir system (systems thinking) apabila diterapkan dalam dunia nyata HARUS mengikuti tiga tahap berikut:

  • Memahami Sistem (Understanding System)
  • Memetakan Sistem (Mapping System)
  • Mengambil Tindakan Dalam Sistem (Taking Action in System)

 

Karena perbaikan kinerja SISTEM akan tergantung pada EFEKTIVITAS perbaikan proses-proses di dalam sistem, maka apabila kita telah memahami system (apa saja), kita HARUS memetakan system itu melalui pemetaan proses-proses yang ada dalam system menggunakan strategi perbaikan proses seperti ditunjukkan dalam Bagan 5 terlampir.


 

Perhatikan dalam Bagan 5 terlampir, di mana peranan statistical thinking menjadi sangat penting, karena kita harus memahami apa yang dimaksud dengan “Special Causes of Variation”, di mana apabila terdapat special causes of variation di dalam proses, maka dapat dipastikan bahwa proses-proses di dalam sistem itu TIDAK akan STABIL (instability). Demikian pula kita HARUS memahami apa itu “Common Causes of Variation”, di mana apabila terdapat “Common Causes of Variation” maka dapat dipastikan bahwa proses-proses di dalam sistem tidak akan memiliki kemampuan (incapability) untuk menghasilkan output sesuai target yang diharapkan.

Penjelasan tentang “Special Causes of Variation” dan “Common Causes of Variation” dapat dikemukakan sebagai berikut:

Variasi adalah ketidakseragaman dalam sistem (apa saja) sehingga menimbulkan perbedaan dalam kualitas pada output (barang dan/atau jasa) yang dihasilkan. Pada dasarnya dikenal ada dua sumber atau penyebab timbulnya variasi, yang diklasifikasikan sebagai berikut:

  1. Variasi Penyebab-Khusus (Special-Causes Variation) adalah kejadian-kejadian di luar sistem yang mempengaruhi variasi dalam sistem. Penyebab khusus dapat bersumber dari faktor-faktor: manusia, peralatan, material, lingkungan, metode kerja, dll. Penyebab khusus ini mengambil pola-pola nonacak (nonrandom patterns) sehingga dapat diidentifikasi/ditemukan, sebab mereka tidak selalu aktif dalam proses tetapi memiliki pengaruh yang lebih kuat pada proses sehingga menimbulkan variasi. Dalam konteks pengendalian proses statistikal (statistical process control) menggunakan peta-peta kendali atau kontrol (control charts), jenis variasi ini sering ditandai dengan titik-titik pengamatan yang melewati atau keluar dari batas-batas pengendalian yang didefinisikan (defined control limits).
  2. Variasi Penyebab-Umum (Common-Causes Variation) adalah faktor-faktor di dalam sistem atau yang melekat pada proses yang menyebabkan timbulnya variasi dalam sistem beserta hasil-hasilnya. Penyebab umum sering disebut juga sebagai penyebab acak (random causes) atau penyebab sistem (system causes). Oleh karena penyebab umum ini selalu melekat pada sistem, maka untuk menghilangkannya harus menelusuri pada elemen-elemen dalam sistem itu dan hanya pihak manajemen sistem yang dapat memperbaikinya, karena pihak manajemen sistem yang mengendalikan sistem itu. Dalam konteks pengendalian proses statistikal (statistical process control) menggunakan peta-peta kendali atau kontrol (control charts), jenis variasi ini sering ditandai dengan titik-titik pengamatan yang berada dalam batas-batas pengendalian yang didefinisikan (defined control limits).

Suatu proses di mana hanya mempunyai variasi penyebab-umum (common-causes variation) yang mempengaruhi output atau “outcomes” adalah merupakan proses yang stabil karena penyebab sistem yang mempengaruhi variasi biasanya relatif stabil sepanjang waktu. Variasi penyebab-umum dapat diperkirakan dalam batas-batas pengendalian yang ditetapkan secara statistikal. Sedangkan apabila variasi penyebab-khusus terjadi dalam proses, maka akan menyebabkan proses itu menjadi tidak stabil. Upaya-upaya menghilangkan variasi penyebab-khusus akan membawa proses ke dalam pengendalian statistikal.

Pemahaman dan pengendalian variasi merupakan inti dari Statistical Thinking. Dr. W. Edwards Deming, seorang ahli statistika dan total quality management menyatakan bahwa sasaran dari pengendalian kualitas adalah mengurangi variasi sebanyak mungkin. Pendekatannya adalah menstandardisasikan proses melalui setiap orang menggunakan prosedur kerja, material, dan peralatan yang sama. Di samping itu pihak manajemen sistem harus mempelajari proses, mencari sumber-sumber potensial dari variasi, mengumpulkan data, dan kemudian menghilangkan variasi penyebab-khusus itu. Sedangkan variasi penyebab-umum merupakan tindakan konkrit berikut sebagai bukti komitmen dari manajemen sistem untuk perbaikan proses terus-menerus (continual process improvement) setelah variasi penyebab-khusus dihilangkan dari proses itu.

Jika kita memahami Statistical Thinking, maka akan sangat mudah mengembangkan systems thinking, sehingga berbagai hubungan keterkaitan antar-elemen dalam dunia nyata sangat mudah dipahami. Sebagai misal kita dengan mudah melihat keterkaitan antar-klausul dari sistem manajemen kualitas ISO 9001:2015 seperti ditunjukkan dalam Bagan 6 terlampir.


 

Demikian inti dari aplikasi statistical thinking maupun systems thinking dalam dunia nyata yaitu untuk menemukan dan mengidentifikasi variasi penyebab khusus dan variasi penyebab umum agar mampu secara terus-menerus menurunkan atau mengurangi variasi dari proses-proses di dalam sistem, sehingga kinerja sistem dapat ditingkatkan terus-menerus. Berdasarkan hal ini, maka ilmu STATISTIKA adalah benar disebut sebagai ilmu tentang variasi (berdasarkan esensi penggunaan statistical thinking dalam dunia nyata) BUKAN hanya kumpulan rumus-rumus statistika TANPA memahami statistical thinking and systems thinking.

Salam SUCCESS.

WordPress Tabs Free Version

Posted in
css.php