Desain dan Implementasi Lean Six Sigma Logistics Management: Petunjuk PRAKTIS (PRAKtek TIdak Sulit)

Oleh: Vincent Gaspersz
Lean Six Sigma Master Black Belt & Certified Management System Lead Specialist

The American Production and Inventory Control Society (https://www.apics.org/credentials-education/credentials) Certified in Production and Inventory Management (CPIM), Certified in Production and Inventory Management Fellow (CPIM-F), Certified Supply Chain Professional (CSCP), and Certified Supply Chain Professional Fellow (CSCP-F);

The American Society for Quality (https://asq.org/cert/catalog) Certified Manager of Quality/Organizational Excellence (CMQ/OE), Certified Quality Engineer (CQE), Certified Six Sigma Black Belt (CSSBB), Certified Quality Auditor (CQA), and Certified Quality Improvement Associate (CQIA);

The International Quality Federation (http://iqf.org/?page_id=97) Six Sigma Master Black Belt (SSMBB);

The Registrar Accreditation Board (RAB) by Australia-based Quality Society of Australia (QSA)- (https://exemplarglobal.org/certification/certified-specialists/certified-management-system-specialist-cmss/) Certified Management Systems Lead Specialist (CMSLS);

Insinyur Profesional Utama (IPU) – Badan Kejuruan Teknik Industri- Persatuan Insinyur Indonesia (BKTI – PII),

Asean Engineer Register (AER No. 10084), Asean Federation of Engineering Organizations (AFEO),

Senior Member of American Society for Quality (Member #: 00749775), International Member of American Production and Inventory Control Society (Member #: 1023620), and Senior Member of Institute of Industrial and Systems Engineers (Member #: 880194630).

Praktisi tentang Desain dan Implementasi Management Sistems sejak 1991 dan sejak Mei – Desember 2018 bekerja sebagai Konsultan Senior tentang Business Processes Improvement yang dikontrak oleh sebuiah perusahaan Konsultan Global yang berkantor pusat di Amsterdam, Netherlands, dan telah selesai mengerjakan implementasi Supply Chain Management menggunakan Pendekatan Lean Six Sigma di Perusahaan Multi Nasional Indonesia dan Malaysia.

Lean Six Sigma Logistics merupakan ilmu manajemen modern yang baru berkembang sekitar tahun 2000-an dan semakin populer sekarang ini. IPTEK baru ini BELUM terlalu populer di Indonesia karena persyaratan untuk memahami dan menerapkan LSS Logistics Management membutuhkan kompetensi yang tinggi ditambah keterampilan dan KOMITMEN dari manajemen untuk mempraktekkannya.

Tujuan utama dari Lean Six Sigma Logistics adalah memberikan “Seven Rights”, yaitu: (1) untuk memberikan produk yang tepat (Right Product), (2) dalam kuantitas yang tepat (Right Quantity), (3) dalam kondisi yang tepat (Right Condition), (4) kepada tempat yang tepat (Right Place), (5) pada waktu yang tepat (Right Time), (6) untuk pelanggan yang tepat (Right Customer), (7) pada tingkat harga yang tepat (Right Price). “Seven Rights” menyoroti tentang pentingnya memindahkan dan menyimpan material dengan suatu cara yang efisien, tepat waktu, dan dapat diandalkan. “Seven Rights” juga mengaitkan logistik dengan tujuan strategik kunci seperti meningkatkan daya saing dalam hal biaya, kualitas, fleksibilitas dan penyerahan tepat waktu. “Seven Rights” menunjukkan bahwa aktivitas peran logistik memberikan landasan untuk kepuasan pelanggan yang tinggi.

Lean Six Sigma Logistics Management model dapat dibagi ke dalam tiga kerangka kerja utama, yaitu: (1) Lean Six Sigma Logistics Flow, (2) Lean Six Sigma Logistics Capability, dan (3) Lean Six Sigma Logistics Discipline seperti ditunjukkan dalam baganbagan terlampir.

Area fokus kunci (key focus area) Lean Six Sigma Logistics mencakup desain, perencanaan, implementasi, dan pengendalian dari beberapa aspek berikut:

Logistik (Logistics): transportasi, fasilitas dan pergudangan, keamanan, pengepakan dan pemrosesan pesanan.
Pengadaan (Procurement): pengembangan pemasok, jaminan kualitas pemasok, pembelian, dan memperoleh sumber global (global sourcing).
Pengendalian Inventori (Inventory Control): stratifikasi, rencana untuk setiap part, penempatan inventori, peramalan, dan pemrosesan pesanan.
Dukungan Strategik (Strategic Support): penganggaran, perencanaan strategik, pengembangan sumber daya manusia, dukungan merger (penggabungan usaha) dan akuisisi.
Dukungan Operasional (Operational Support): perencanaan penjualan dan operasional (sales and operations planning), pelatihan dan pengembangan.

Lean Six Sigma Logistics Management Model dapat dilihat pada Bagan-bagan terlampir.

Penjelasan Tentang Lean Six Sigma Logistics Management

Aliran Logistik (Logistics Flow): terdiri dari tiga aliran utama, yaitu: (1) aliran aset, (2) aliran informasi, dan (3) aliran finansial/keuangan.

Aliran Aset (Asset Flow): kita harus secara efektif mengembangkan dan menggunakan semua aset organisasi, seperti:

Sumber Daya Manusia (People): perekrutan, pelatihan, pengembangan, dan pembangunan team yang berefektivitas tinggi.
Inventori (Inventory): menerapkan praktek pengendalian inventori yang unggul.
Sumber Daya Tetap (Fixed Resources): Merasionalisasi dan mengelola penggunaan pabrik dan peralatan secara efektif.

Pertanyaan yang sering diajukan berkaitan dengan Aliran Aset dalam Logistics Flow adalah:

Sumber Daya Manusia (People): Apakah terdapat sumber daya manusia (orang-orang) yang berkompeten? Apa kualifikasi keterampilan dan tanggung jawab mereka?
Inventori (Inventory): Apakah telah ada infrastruktur manajemen inventori (inventory management)?
Sumber Daya Tetap (Fixed Resources): Apa infrastruktur pabrik dan peralatan? Bagaimana manajemen pabrik dan peralatan itu dikelola?
Aliran Informasi (Information Flow): kita harus menjamin bahwa imnformasi itu dibagi dan dipergunakan agar berdampak positif bagi optimasi perusahaan, seperti:
- Data: Memahami dan menerapkan secara efektif penggunaan manajemen teknologi dan data.
- Pengetahuan (Knowledge): Mengembangkan dan Memfasilitasi penyebarluasan “praktek-praktek” terbaik.
- Komunikasi (Communication): Implementasi proses peninjauan-ulang management secara efektif.

Pertanyaan yang sering diajukan berkaitan dengan Aliran Informasi dalam Logistics Flow adalah:

Data: Apakah telah tersedia teknologi informasi dan data serta bagaimana teknologi informasi dan data itu dipergunakan?
Pengetahuan (Knowledge): Apa persepsi manajemen perusahaan terhadap kualitas yang dihasilkan?
Komunikasi (Communication): Apa dan bagaimana proses peninjauan-ulang manajemen (management review)?

Aliran Finansial (Financial Flow): kita harus mengembangkan praktek-praktek logistik yang mendukung tujuan keuangan perusahaan, seperti:

Laporan Laba-Rugi (Income Statement): menghilangkan semua pemborosan dan menerapkan/meningkatkan efisiensi operasional.
Neraca (Balance Sheet): Utilisasi dan rasionalisasi aset-aset perusahaan.
Catatan VG: agar dipisahkan mana yang berupa aset-aset produktif dan mana yang merupakan aset-aset non produktif.
Aliran Kas (Cash Flow): Reduksi siklus waktu operasional dari “cash-to-cash”.
Catatan VG: “cash-to-cash” adalah periode waktu antara pembayaran tunai kepada pemasok untuk inventori dan penerimaan tunai dari pelanggan. Konsep “cash-to-cash” ini digunakan untuk menentukan banyaknya uang tunai yang diperlukan untuk membiayai keberlangsungan operasional, dan merupakan faktor kunci untuk memperkirakan kebutuhan pembiayaan perusahaan.

Pertanyaan yang sering diajukan berkaitan dengan Aliran Finansial dalam Logistics Flow adalah:

Laporan Laba-Rugi (Income Statement): Apa informasi yang diperoleh melalui laporan laba-rugi (income statement)?
Neraca (Balance Sheet): Apa dan bagaimana strategi yang diterapkan untuk neraca (balance sheet)?
Arus Kas (Cash Flow): Apa dan bagaimana strategi yang diterapkan untuk arus kas (cash flow).

Kapabilitas Logistik (Logistics Capability): terdiri dari tiga elemen utama, yaitu: (1) kemampuan memprediksi, (2) stabilitas, dan (3) visibilitas.

Kemampuan Memprediksi (Predictability): kita harus mendesain dan menerapkan sistem logistik yang dapat diprediksi oleh semua pemangku kepentingan (stakeholders), seperti:

Organisasi (Organization): menjamin semua fasilitas dan proses-proses adalah bebas pemborosan (waste free), bersih, dan terorganisasi dengan baik.
Koordinasi (Coordination): mengembangkan praktek-praktek logistik dan rantai pasok yang bersifat proaktif dan direncanakan dengan baik.
Kompleksitas (Complexity): Simplifikasi atau menyederhanakan proses dan menghilangkan sumber-sumber pemborosan (sources of waste) yang disebabkan oleh variasi (variation).

Pertanyaan yang sering diajukan berkaitan dengan Kemampuan Memprediksi (Predictability) dalam Logistics Capability adalah:

Organisasi (Organization): Apakah perusahaan telah memiliki fasilitas dan sistem yang bersih dan terorganisasi dengan baik?
Koordinasi (Coordination): Apa dan bagaimana aktivitas-aktivitas logistik dan rantai pasok itu direncanakan dan didokumentasikan?
Kompleksitas (Complexity): Apa dan bagaimana menghilangkan sumber-sumber variasi utama?
Stabilitas (Stability): kita harus mendesain dan menerapkan sistem logistik yang stabil bagi semua pemangku kepentingan (stakeholders), seperti:
Standardisasi (Standardization): mengembangkan dan menerapkan prosedur-prosedur operasional standard (SOP = Standard Operating Procedures) beserta kebijakan-kebijakan yang mendukung. Catatan VG: implementasi ISO dan 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke) atau 5R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin) akan membantu dalam standardisasi ini.
Fleksibilitas (Flexibility): menciptakan proses-proses yang fleksibel dan teknologi-teknologi untuk memenuhi perubahan permintaan pasar.
Pengendalian (Control): implementasi mekanisme pengendalian untuk mengelola kondisi Rencana vs. Aktual secara real time.

Pertanyaan yang sering diajukan berkaitan dengan Stabilitas dalam Logistics Capability adalah:

Standardisasi (Standardization): Apakah perusahaan telah memiliki prosedur-prosedur dan proses-proses yang standar?
Fleksibilitas (Flexibility): Apakah proses-proses bersifat fleksibel untuk mengelola kontingensi (perubahan rencana) secara efektif?
Pengendalian (Control): Bagaimana kita mengelola kondisi Rencana vs. Aktual secara real time?
Visibilitas (Visibility): kita harus mendesain dan menerapkan sistem logistik yang terlihat atau tampak jauh ke depan bagi semua pemangku kepentingan (stakeholders), seperti:
Kemampuan Memahami (Understandability): menciptakan rantai pasok yang dapat dipahami oleh semua pengguna (users).
Kemampuan Mengukur (Measurability): mengembangkan “dashboards” perusahaan dan sistem pengukuran yang efektif.
Kemampuan Bertindak (Actionability): implementasi perubahan-perubahan secara efektif dan perbaikan/peningkatan yang diperlukan dari mekanisme umpan-balik (feedback mechanisms).

Pertanyaan yang sering diajukan berkaitan dengan Visibilitas dalam Logistics Capability adalah:

Kemampuan Memahami (Understandability): Apakah manajemen dapat secara jelas melihat dan memahami proses-proses terkait logistik?
Kemampuan Mengukur (Measurability): Apakah telah tersedia “dashboard” dan sistem pengukuran kinerja bagi manajemen perusahaan?
Kemampuan Bertindak (Actionability): Apakah telah tersedia peralatan manajemen (management tools) untuk bertindak segera dan di masa yang akan datang?

Disiplin Logistik (Logistics Discipline): terdiri dari tiga elemen utama, yaitu: (1) Kolaborasi, (2) Optimasi Sistem, dan (3) Eliminasi Pemborosan.

Kolaborasi (Collaboration): kita harus menciptakan lingkungan yang berdasarkan kerjasama (teamwork) serta kolaborasi internal dan eksternal, seperti:

Kerjasama (Teamwork): mengembangkan team fungsional silang (cross functional teams) yang berpartisipasi secara aktif baik internal (dalam fungsi) maupun eksternal (lintas fungsi).
Sumber-sumber Strategik (Strategic Sourcing): memahami dan menerapkan praktek-praktek terkait dengan keputusan “membuat” atau “membeli” (“make versus buy” decisions).
Manajemen Proyek (Project Management): menerapkan dan mengendalikan disiplin manajemen proyek secara terstruktur.

Pertanyaan yang sering diajukan berkaitan dengan Kolaborasi dalam Logistics Discipline adalah:

Kerjasama (Teamwork): Bagaimana kerjasama berkembang dalam lingkungan perusahaan?
Sumber-sumber Strategik (Strategic Sourcing): Hal-hal apa yang harus bersumber dari internal (insourced) dan hal-hal apa yang harus dialihdayakan atau bersumber dari eksternal (outsourced).
Manajemen Proyek (Project Management): Apakah telah ada keterampilan yang berkaitan dengan manajemen proyek dan telah tersedia peralatan (tools) terkait manajemen proyek?
Optimasi Sistem (Systems Optimization): kita harus menerapkan atau mengeksekusi praktek-praktek terbaik yang terkait dengan “pendekatan sistem total” (“total systems approach”), seperti:
- Biaya Total (Total Cost): desain dan implementasi alat-alat pendukung keputusan untuk analisis biaya total (total cost analysis).
- Integrasi Horizontal (Horizontal Integration): menjamin integrasi horizontal untuk optimasi produktivitas dan eliminasi pemborosan (waste elimination).
  Catatan VG: Integrasi horizontal adalah proses perusahaan meningkatkan produksi barang atau jasa di bagian yang sama dari rantai pasok. Perusahaan dapat melakukan hal ini melalui ekspansi internal, akuisisi, atau merger. Proses ini dapat menyebabkan ke arah monopoli jika perusahaan mampu meraih sebagian besar pasar atau memiliki pangsa pasar yang besar untuk produk atau jasa itu.
- Integrasi Vertikal (Vertical Integration): menjamin integrasi vertikal untuk optimasi produktivitas dan eliminasi pemborosan (waste elimination).

Pertanyaan yang sering diajukan berkaitan dengan Optimasi Sistem dalam Logistics Discipline adalah:

Biaya Total (Total Cost): Bagaimana kita mendesain dan mengukur “biaya sistem total” (“total systems cost”)?
Integrasi Horizontal (Horizontal Integration): Bagaimana kita menetapkan keahlian lintas fungsi (cross-functional expertise)?
Integrasi Vertical (Vertical Integration): Bagaimana kita mengelola hubungan rantai pasok eksternal dari perusahaan?

Waste Elimination: kita harus mengembangkan dan menerapkan inisiatif-inisiatif terus-menerus menuju eliminasi semua pemborosan dalam rantai pasok, seperti:

Kualitas Sejak Awal (Quality at the Source): mendesain dan menerapkan inisiatif-inisiatif yang berkaitan dengan “anti kesalahan (“error-proofing) dan membangun kualitas sejak awal (“quality at the source”).
Perbaikan/Peningkatan Terus-Menerus (Continuous Improvement): mengembangkan dan mengendalikan program-program perbaikan/peningkatan terus-menerus.
Eksekusi (Execution): mengembangkan dan mengendalikan praktek-praktek solusi masalah dan eksekusi operasional yang efektif.

Pertanyaan yang sering diajukan berkaitan dengan Eliminasi Pemborosan dalam Logistics Discipline adalah:

Kualitas Sejak Awal (Quality at the Source): Bagaimana aplikasi inisiatif “anti kesalahan” (error proofing) pada semua proses?
Perbaikan/Peningkatan Terus-Menerus (Continuous Improvement): Apa dan bagaimana implementasi prosedur formal untuk perbaikan/peningkatan terus-menerus?
Eksekusi (Execution): Bagaimana kita menjamin eksekusi yang efektif dari setiap inisiatif-inisiatif baru?

Kebutuhan Sumber Daya Manusia Berkompeten

Lean Six Sigma Logistics Management sebagai sistem manajemen kinerja baru bagi logistik dan rantai pasok BUKAN sekedar teori TETAPI merupakan hal praktek, sehingga membutuhkan sumber daya manusia yang memiliki kompetensi tinggi. Dalam kategori Taksonomi Bloom, maka sumber daya manusia itu harus berada pada level 3 (telah pernah implementasi sistem manajemen), level 4 (telah pernah menganalisis sistem manajemen), level 5 (telah pernah mengevaluasi sistem manajemen), dan level 6 (telah berpengalaman dalam praktek perbaikan sistem manajemen) seperti ditunjukkan dalam bagan 4 terlampir.

Mereka yang HANYA membaca dan memahami teori saja (level 1 dan level 2 dari taksonomi Bloom) HAMPIR dapat dipastikan TIDAK akan mampu untuk mendesain dan menerapkan Lean Six Sigma Logistics Management yang diuraikan di atas.

Kompetensi HARUS dibuktikan melalui ujian-ujian kompetensi dari asosiasi profesional bertaraf internasional, seperti: Lean Six Sigma dari the American Society for Quality (https://www.apics.org/), Supply Chain Management, Production and Inventory Management dari The American Production and Inventory Control Society (www.apics.org), dll.

Di samping kompetensi ilmu pengetahuan dan teknologi baru Lean Six Sigma Logistics Management, sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk implementasi LSS Logistics Management HARUS memiliki beberapa keterampilan utama berikut:

Keterampilan Orang (People Skills)
- Keterampilan kerjasama (teamwork skills)
- Keterampilan presentasi (presentation skills)
- Keterampilan kepemimpinan (leadership skills)
Keterampilan Logistik (Logistics Skills)
- Manajemen Inventori (Inventory Management)
- Transportasi (Transportation)
- Pergudangan (Warehousing)
Keterampilan Lean Six Sigma (Lean Six Sigma Skills)
- Kesadaran Biaya Total (Total Cost Awareness)
- Eliminasi Pemborosan (Waste Elimination)
- Fokus Pengukuran (Measurement Focus)
Keterampilan Manajemen Perubahan (Change Management Skills)
- Model Solusi Masalah (Problem-Solving Model)
- Keterampilan Manajemen Proyek (Project Management Skills)
- Keterampilan Kewirausahaan dan Manajemen Perubahan (Entrepreneurial & Change Management Skills)
- Kewenangan untuk Melakukan Perubahan (Authority for Change)

Referensi

Haase, 2014 in Garbie, 2016: Sustainability In Manufacturing Enterprises Concepts, Analyses and Assessments for Industry 4.0, pp.244-245, Springer International Publishing, Switzerland.
General Electric Six Sigma, The Body of Knowledge Ver. 1.3 Prepared by: Dr. Karen Riding—GE Power Systems University; Navigator Ver. 3.0 Prepared by: Dr. Alastair Muir—Muir and Associates Consulting., 1.406 pages.
Goldsby Thomas J. and Robert Martichenko. 2005., Lean Six Sigma Logistics: Strategic Development to Operational Success., J. Ross Publishing, Inc., Florida, xvii + 282 pages
Gupta, P. 2004. Six Sigma Business Scorecard: A Comprehensive Corporate Performance Measurement System. McGraw-Hill, New York., xi + 234 pages.
Roger G. Schroeder and Susan Meyer Goldstein. 2018. Operations Management in the Supply Chain, Decisions and Cases, Seventh Edition. McGraw-Hill Education, New York, 501 pages.
Togar M. Simatupang. 2018. Perkembangan Kurikulum Sarjana Manajemen Logistik. Institut Teknologi Bandung (ITB), 27 November 2018. Bahan Presentasi, 70 Halaman.