2017

Home » Blog » 2017 » Penggunaan ROI (Return On Investment) or ROTI (Return On Training Investment) untuk Mengevaluasi Efektivitas dan Efisiensi Program Pelatihan

01-08-17

Penggunaan ROI (Return On Investment) or ROTI (Return On Training Investment) untuk Mengevaluasi Efektivitas dan Efisiensi Program Pelatihan



  • Bahasa Indonesia
  • English

Oleh: Vincent Gaspersz,

Lean Six Sigma Master Black Belt & Certified Management System Lead Specialist

  • American Production and Inventory Control Society (www.apics.org) Certified in Production and Inventory Management (CPIM), Certified Fellow in Production and Inventory Management (CFPIM) and Certified Supply Chain Professional (CSCP);
  • American Society for Quality (www.asq.org) Certified Manager of Quality/Organizational Excellence (CMQ/OE), Certified Quality Engineer (CQE), Certified Quality Auditor (CQA), Certified Quality Improvement Associate (CQIA), and Certified Six Sigma Black Belt;
  • International Quality Federation (www.iqf.org) Certified Six Sigma Master Black Belt (CSSMBB);
  • Registration Accreditation Board (www.exemplarglobal.org) Certified Management System Auditor (CMSA), Certified Management System Practitioneer (CMSP), Certified Management System Specialist (CMSS), and Certified Management System Lead Specialist (CMSLS).

 

Paradigma baru dalam manajemen sumber daya manusia (Phillips and Phillips, 2015) adalah:

  • Program-program atau solusi yang ditawarkan HARUS terkait dengan kebutuhan nyata dari bisnis dan industri.
  • Penilaian berbasis efektivitas kinerja.
  • Tujuan-tujuan spesifik untuk aplikasi dan harus berdampak signifikan pada bisnis dan industri.
  • Ekspektasi hasil-hasil dikomunikasikan kepada seluruh karyawan (partisipan).
  • Lingkungan dalam perusahaan disiapkan untuk mendukung implementasi sistem-sistem manajemen.
  • Kemitraan (partnership) ditetapkan dengan manajer-manajer inti dan pelanggan.
  • Pengukuran hasil-hasil kinerja dan analisis biaya/manfaat (cost/benefit analysis).
  • Perencanaan dan pelaporan berfokus pada outcome.

 

Selanjutnya, jika kita membaca tentang penawaran program pelatihan eksekutif oleh Harvard Business School (HBS) berikut, yang berbiaya sangat mahal, maka kita akan bertanya apakah manfaatnya lebih besar dari biaya yang sangat mahal itu? Jika dinilai dalam rupiah dengan kurs US$ 1 = Rp. 13.350 berarti biaya pelatihan eksekutif AMP (Advanced Management Program) dari HBS itu sekitar Rp. 1.068.000.000 ditambah biaya pesawat dari Indonesia – USA – Indonesia dan ditambah biaya waktu yang hilang selama pelatihan (opportunity cost), maka total biaya bisa mencapai lebih dari Rp. 1,5 M atau mungkin mendekati Rp. 2M.

Advanced Management Program
Transforming Proven Leaders into Global Executives
10 SEP–26 OCT 2017 | $80,000
The program fee covers tuition, books, case materials, accommodations, and most meals.
Location HBS Campus

02 APR–17 MAY 2018 | $80,000
The program fee covers tuition, books, case materials, accommodations, and most meals.
Location HBS Campus

Program Contact
Ms. Kathryn Venne
Portfolio Director
Email: [email protected]
Telephone: 1-800-427-5577
(outside the U.S., +1-617-495-6555)
https://www.exed.hbs.edu/programs/amp/Pages/default.aspx

 

Bagaimana kita menilai apakah suatu training itu bermanfaat? Seorang profesional yang berpikiran maju tentu saja HARUS melihat dalam konteks Cost and Benefit, agar bisa secara adil menilai efektivitas (pencapaian tujuan) dari training dan efisiensi (pengeluaran biaya) untuk mencapai tujuan pelatihan itu.

Pada saat kita akan mengukur Cost and Benefit dari suatu pelatihan, maka ukuran level 5 yang dikembangkan oleh Jack Phillips pada tahun 1970 (Phillips, 2003) yang disebut Return On Training Investment (ROTI) seperti Bagan 1 terlampir di atas harus dilakukan.

Agar memudahkan penjelasan lebih lanjut, maka perlu dikemukakan bahwa terdapat lima tingkat pengukuran dalam menilai efektivitas pelatihan, yaitu: Level 1 – 4 yang dikembangkan oleh Donald Kirkpatrick pada tahun 1959 (Kirkpatrick and Kirkpatrick, 2005).

  • Level 1: Reaction.
    • Apakah partisipan (peserta pelatihan) menyukai training yang diterima oleh mereka?
  • Level 2: Learning
    • Apakah partisipan (peserta pelatihan) meyakini bahwa mereka telah belajar sesuatu dari program pelatihan yang diterima oleh mereka?
  • Level 3: Behavior/Application
    • Apakah partisipan (peserta pelatihan) mampu menerapkan ditempat kerja tentang apa yang mereka telah pelajari dalam program pelatihan?
  • Level 4: Results/Business Impact
    • Apakah pelatihan menunjukkan peningkatan dalam efisiensi, produktivitas, keuntungan, penurunan biaya-biaya, dan penurunan tingkat keluar-masuk karyawan?
  • Level 5: ROI (Return On Investment)
    • Apakah program pelatihan menunjukkan Retun On Investment (ROI) yang positif?

 

Tahap-tahap yang perlu dilakukan dalam menganalisis ROTI (Return On Training Investment) adalah:

  1. Perencanaan Evaluasi (Evaluation Planning)
  2. Pengumpulan Data (Data Collection)
  3. Analisis Data (Data Analysis)
  4. Pelaporan (Reporting)

 

Tahap 1: Perencanaan Evaluasi (Evaluation Planning)

Dalam tahap perencanaan evaluasi (Tahap 1) terdapat dua langkah utama berikut.

Langkah pertama adalah mengembangkan tujuan program pelatihan melalui menjawab beberapa pertanyaan berikut:

  • Apa tujuan dari pelatihan?

Apa masalah yang sedang ingin diselesaikan? Misal: (1) Meningkatkan penjualan untuk tujuan pelatihan penjualan (sales training), (2) Menurunkan cacat produksi untuk tujuan pelatihan manajemen kualitas (quality management training), dll. Prinsip tujuan pelatihan adalah menjamin program-program pelatihan dilakukan tepat waktu, mengembangkan proses-proses yang lebih efisien, dan menjamin bahwa program-program pelatihan itu dilakukan dalam kendala anggaran yang terbatas.

Langkah kedua, mulai mengembangkan rencana evaluasi, menentukan data baseline, mengembangkan rencana pengumpulan data, rencana analisis dan evaluasi ROI (Return On Investment) dari program pelatihan itu.

 

Tahap 2: Pengumpulan Data (Data Collection)

Selama Tahap 2, dua jenis data akan dikumpulkan. Data jenis pertama adalah segera setelah program pelatihan selesai dilakukan, dan data jenis kedua adalah selama periode waktu tertentu (4 bulan, 6 bulan, atau 12 bulan) di mana individu peserta pelatihan telah menerapkan keterampilan mereka yang berdampak pada hasil-hasil bisnis. Data yang dikumpulkan dapat berupa data level 1 sampai level 4 dalam pengukuran efektivitas pelatihan, di mana level 1 dan level 2 dapat segera dikumpulkan setelah pelatihan dilakukan, sedangkan level 3 dan level 4 dapat dikumpulkan pada selang waktu tertentu (empat bulan, enam bulan, atau 12 bulan) selama masa aplikasi program pelatihan itu.

 

Tahap 3: Analisis Data (Data Analysis)

Selama Tahap 3, data yang dikumpulkan dari Tahap 2 diproses dan dianalisis tentang dampak positif dari program pelatihan yang dilakukan, menggunakan metode yang telah ditentukan dalam Tahap 1 di atas.

Selama Tahap 3, data dikonversikan ke dalam nilai moneter (uang) menggunakan rencana analisis ROI (Return On Investment) yang telah ditentukan dalam Tahap 1 di atas. Beberapa data yang bersifat “intangible or soft” seperti dampak dari program pelatihan akan menurunkan stress, meningkatkan kepuasan kerja, dll dapat dikonversikan ke dalam nilai moneter (uang) sebagai manfaat “intangible” atau “soft benefit”, jika memungkinkan. Apabila tidak memungkinkan untuk mengkonversikan data “soft benefit” ke dalam nilai moneter (uang), maka cukup disebutkan sebagai “soft benefit” dari program pelatihan itu.

Perhitungan ROI (Return On Investment) dari program pelatihan atau sering juga disebut sebagai ROTI (Return On Training Investment) dihitung menggunakan formula:

Training ROI or ROTI = (Net Training Program Benefits / Training Program Costs) x 100%

 

Komponen biaya investasi pelatihan yang perlu dipertimbangkan untuk mengukur Training ROI or ROTI adalah:

  • Biaya mendesain dan mengembangkan program pelatihan.
  • Biaya-biaya yang terkait dengan semua material pelatihan yang diberikan kepada peserta pelatihan.
  • Biaya untuk fasilitator atau instruktur.
  • Biaya-biaya yang terkait dengan fasilitas pelatihan.
  • Biaya-biaya perjalanan, penginapan, makan-minum, dan lain-lain.
  • Gaji ditambah berbagai manfaat yang diterima oleh karyawan yang mengikuti pelatihan.
  • Biaya-biaya administrasi dan overhead dari Departemen Pelatihan, yang perlu dialokasikan dengan cara yang tepat.
  • Biaya-biaya lain-lain.

 

Sebagai contoh sederhana, misalkan program pelatihan (setelah dimurnikan dari faktor-faktor lain yang berpengaruh) memiliki Benefits sebesar Rp. 350.000.000. Jika diasumsikan bahwa Training Program Costs adalah sebesar Rp. 125.000.000, maka Net Training Program Benefits = Rp. 350.000.000 – Rp. 125.000.000 = Rp. 225.000.000.

Sehingga,

Training ROI or ROTI = (Rp. 225.000.000 / Rp. 125.000.000) x 100% = 180%.

Training ROI or ROTI = 180%; dapat diinterpretasikan bahwa setiap Rp. 1 yang diinvestasikan dalam program pelatihan akan memberikan manfaat bersih (net benefits) sebesar Rp. 1.80.

 

Tahap 4: Pelaporan (Reporting)

Selama Tahap 4, hasil-hasil dari Training ROI or ROTI akan dilaporkan kepada manajemen organisasi yang berkepentingan. Laporan harus terperinci, mulai dari Tahap 1 sampai Tahap 4.

 

Contoh Sederhana Perhitungan Training ROI or ROTI (Return On Training Investment)

Misalkan sebuah perusahaan ingin mengurangi kehilangan produksi dari 20 orang tenaga produksi mereka. Perusahaan kemudian mengirim 20 tenaga produksi itu untuk mengikuti pelatihan dalam perusahaan berbasis keterampilan produksi (in-house production skills-based training) selama lima hari.

Beberapa informasi finansial telah diperhitungkan sebagai berikut:

  • Perusahaan menggunakan instruktur internal yang pada saat ini bergaji (termasuk manfaat-manfaat lain) sebesar $52,000 per tahun. Sehingga biaya instruktur yang memberikan pelatihan selama 5 hari diperhitungkan sebesar $1,000 (= $52,000 / 52 minggu).
  • Biaya administrasi, ruangan, makan-minum, material, dan fasilitas pelatihan lainnya diperhitungkan sebesar $100 per orang, sehingga biaya untuk 20 orang adalah: $100 x 20 orang = $2,000.
  • Setiap pekerja produksi menerima upah sebesar $800 per minggu, sehingga biaya ketika 20 orang ini mengikuti pelatihan selama 5 hari diperhitungkan sebesar: $800 x 20 orang = $16,000.
  • Biaya kehilangan kesempatan untuk menciptakan keuntungan (opportunity cost) sebagai akibat mengikuti pelatihan 5 hari harus diperhitungkan. Misalkan asumsi bahwa pekerja produksi selama ini memberikan keuntungan sekitar 10% dari hasil kerja mereka. Dengan demikian opportunity cost dari program pelatihan 5 hari adalah: 10% x $16,000 = $1,600.

    Catatan: nilai $16,000 adalah total upah dari 20 orang pekerja produksi.

  • Biaya total untuk pelatihan selama 5 hari diperhitungkan sebesar $20,600 (= $1,000 + $2,000 + $16,000 + $1,600).
  • Asumsikan bahwa ke-20 orang tenaga produksi itu setelah memperoleh pelatihan berbasis keterampilan produksi akan mampu meningkatkan produksi sebesar 10% dan mengurangi cacat sebesar 20%. Dengan demikian diperhitungkan bahwa penghematan yang diterima selama setahun adalah $80,000.

 

Berdasarkan informasi sederhana di atas, maka secara kasar dapat dihitung nilai ROTI sebesar:

ROTI = [(Benefit – Cost) / Cost] x 100%
= [Net Benefits / Costs] x 100%
= [($80,000 – $20,600)/$20,600] x 100%
= 288%.

Kesimpulan: setiap $1 yang diinvestasikan dalam program pelatihan akan memberikan manfaat bersih (net benefits) sebesar $2.88.

Contoh lain perhitungan Return On Training Investment (ROTI) ditunjukkan dalam Tabel 1 terlampir.


 

Dari Tabel 1 dapat dihitung:

ROTI = [(Benefit – Cost) / Cost] x 100%
= [($1,077,321 – $554,165) / $554,165] x 100%
= ($523,156 / $554,165) x 100%
= 94%.

Payback Period = Biaya / Manfaat bulanan
= ($554,165) / ($1,077,321 / 12)
= $554,165 / $89,776.75 = 6.2 bulan.

Salam SUCCESS.

 

Referensi:

  • Jack J. Phillips, 2003. Return on Investment in Training and Performance Improvement Programs, 2nd ed., Butterworth Heinemann, New York, 398 pages.
  • Jack J. Phillips and Patricia Pullim Phillips, 2015. High-Impact Human Capital Strategy: Addressing the 12 Major Challenges Today’s Organizations Face. American Management Association, Amacom, New York, 316 pages.
  • Jussi Ilari Kantola, Tibor Barath, Salman Nazir, Terence Andre, 2017., Advances in Human Factors, Business Management, Training and Education., Springer International Publishing Switzerland, 1.227 pages.
  • Kirkpatrick, D.L., and Kirkpatrick, J.D. 2005. Transferring Learning to Behavior. Berrett-Koehler Publishers, California., 220 pages.
  • Mulder, M., 2017. Competence-based Vocational and Professional Education: Bridging the Worlds of Work and Education, Springer International Publishing Switzerland, 1.144 pages.
  • Preston, J. 2017, Competence Based Education and training (CBET) and the End of Human Learning—The Existential Threat of Competency, Palgrave Macmillan, London, 123 pages.
  • Westcott-Abudi, Gina. Using Return on Investment to Evaluate Project Management Training.
    http://www.ginaabudi.com/articles/using-return-on-investment-to-evaluate-projectmanagement-training/
  • http://www.kirkpatrickpartners.com/Our-Philosophy/The-Kirkpatrick-Model

WordPress Tabs Free Version

Posted in
css.php