2016

Home » Blog » 2016 » Evaluasi Diri Tentang Kompetensi Manajer Bisnis dan Industri Profesional

25-08-16

Evaluasi Diri Tentang Kompetensi Manajer Bisnis dan Industri Profesional



  • Bahasa Indonesia
  • English


Oleh: Vincent Gaspersz, Lean Six Sigma Master Black Belt
ASQ CMQ/OE, CQE, CQA, CSSBB
APICS CFPIM, CSCP
IQF Six Sigma Master Black Belt
RAB-QSA CMSP

Apa itu Manajemen?

Menurut Wikipedia (https://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen) kata Manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Manajemen belum memiliki definisi yang baku dan diterima secara universal. Robbins and Coulter (2007) mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Sedangkan Griffin (2006) mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan atau pengendalian sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan (hasil aktual sesuai dengan target), sementara efisien berarti bahwa tugas-tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, menggunakan sumber daya yang tepat dan sesuai dengan jadwal waktu. APICS Dictionary (14th Ed, 2013) mendefinisikan manajemen sebagai fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian proses-proses transformasi dan utilitasnya dalam memberikan barang dan/atau jasa kepada pelanggan.

Penulis yang merupakan seorang PRAKTISI (PRAKtek TIdak SulIt) berpengalaman lebih dari 25 tahun di dunia bisnis dan industri Indonesia sering menggunakan konsep Deming—PDCA (Plan-Do-Check-Act) sebagai landasan untuk implementasi manajemen ketika melakukan praktek training/workshop-led-consultancy. Berdasarkan konsep Deming—PDCA, maka manajemen terdiri dari fungsi-fungsi: Perencanaan, Pelaksanaan, Pemeriksaan, dan Penindakan untuk pembuatan keputusan pengendalian apakah akan melakukan tindakan korektif (solusi masalah) atau melakukan standardisasi praktek-praktek terbaik (best practices) untuk peningkatan terus-menerus dan inovasi. Menggunakan konsep Deming—PDCA, maka implementasi manajemen akan mengikuti Bagan 1.

Catatan dalam Bagan 1: 5W-2H = What, Why, Where, When, Who, How, How-much.

 


Bagan 1 Manajemen PDCA dalam Continual Improvement and Innovation

Tingkat-tingkat Manajemen (Management Levels)

Pada dasarnya terdapat tiga tingkat manajemen, yaitu: manajemen puncak (top management), manajemen menengah (middle management), dan manajemen bawah atau manajemen lini pertama (lower management or first line management).

Manajemen Puncak (Top Management)

Manajemen puncak terdiri dari dewan direksi, Chief Executive Officer (CEO) dan para direktur. Manajemen puncak merupakan sumber utama otoritas serta mengelola sasaran dan tujuan-tujuan strategic beserta kebijakan organisasi agar sesuai dengan Visi, Misi, dan Nilai-nilai organisasi. Manajemen puncak mencurahkan lebih banyak waktu pada perencanaan strategik atau pada saat ini lebih dikenal dengan perencanaan proakti dan koordinasi fungsi-fungsi dalam organisasi.

Untuk organisasi yang telah mengadopsi Total Quality Management (TQM), maka komitmen dari manajemen puncak ditunjukkan melalui berbagai tindakan keterlibatan berikut:

  1. Menetapkan visi dan kebijakan kualitas total perusahaan.

    Catatan: kualitas total termasuk: PQCDSME = Productivity, Quality, Cost, Delivery, Safety/Service, Motivation/Morale, Environment.

  2. Menyetujui investasi keuangan berupa menyediakan anggaran untuk perbaikan kualitas total perusahaan.
  3. Terlibat secara aktif dalam dewan kualitas total atau memimpin langsung tim perbaikan kualitas total.
  4. Mengarahkan fungsi-fungsi yang terlibat dalam kualitas total perusahaan.
  5. Berpartisipasi dalam pelatihan perbaikan kualitas total perusahaan.
  6. Memberikan dukungan kepada tim perbaikan kualitas total perusahaan.
  7. Meninjau ulang praktek manajemen agar sesuai dengan visi, misi, nilai-nilai dan kebijakan kualitas total perusahaan.
  8. Menetapkan sistem penghargaan dan pengakuan atas keberhasilan perbaikan kualitas total perusahaan.
  9. Berbicara langsung dengan pelanggan untuk mengetahui kebutuhan pelanggan serta mempromosikan tentang upaya-upaya perbaikan kualitas total dari perusahaan.
  10. Memimpin perencanaan kualitas total dan mengaitkannya secara langsung dengan rencana-rencana strategik dari perusahaan.
  11. Menyetujui ide-ide perbaikan kualitas total yang disarankan oleh bawahan.
  12. Mengikuti pertemuan tim perbaikan kualitas total dan pertemuan yang berkaitan dengan perbaikan kualitas total dari divisi-divisi atau departemen-departemen dalam perusahaan.
  13. Selalu berbicara dalam “bahasa” kualitas total dan menerapkannya dalam perilaku sehari-hari.
  14. Selalu meningkatkan pengetahuan tentang manajemen kualitas total, melalui mengikuti seminar-seminar tentang kualitas total, atau bergabung dengan asosiasi kualitas total baik lokal, nasional, maupun internasional.
  15. Meluangkan waktu untuk membantu memberikan konsultasi tentang upaya-upaya perbaikan kualitas total kepada tim perbaikan kualitas total maupun anggota-anggota dari perusahaan.

Manajemen Menengah (Middle Management)

Manajer cabang dan manajer departemen merupakan manajer tingkat menengah (middle managers). Mereka bertanggung jawab kepada manajemen puncak untuk fungsi departemen mereka. Mereka mencurahkan lebih banyak waktu untuk mengarahkan fungsi organisasi. Dalam organisasi kecil, hanya ada satu lapisan tingkat menengah dari manajemen tetapi di perusahaan-perusahaan besar, biasa terdapat tingkat manajer senior dan manajer menengah.

Beberapa peran dari manajer menengah adalah:

  1. Mengeksekusi rencana organisasi sesuai dengan kebijakan dan pengarahan dari manajemen puncak (top management).
  2. Membuat rencana untuk divisi atau departemen dalam organisasi.
  3. Berpartisipasi dalam kerja sama tim (teamwork) dan melakukan pelatihan manajemen kepada tingkat yang lebih rendah seperti kepada manajemen bawah atau manajemen lini pertama dan kepada karyawan.
  4. Menafsirkan dan menjelaskan kebijakan-kebijakan strategik dari manajemen puncak (top management) ke tingkat yang lebih rendah.
  5. Bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan kegiatan dalam divisi atau departemen dalam organisasi.
  6. Memberikan laporan-laporan yang berisi informasi penting tentang pelaksanaan dan pengendalian divisi atau departemen kepada manajemen puncak (top management).
  7. Mengevaluasi kinerja manajemen yang lebih rendah seperti: manajer yunior atau supervisor).
  8. Bertanggung jawab untuk menginspirasi manajemen tingkat lebih rendah untuk meningkatkan kinerja menjadi lebih baik dalam program-program peningkatan kinerja terus-menerus (continual performance improvement).

Untuk organisasi yang telah mengadopsi Total Quality Management (TQM) maka peranan dari manajemen menengah akan sangat kritis, karena mereka harus mampu bekerja sama dalam tim-tim fungsional silang (cross-functional teams) yang melibatkan antar-fungsi dalam organisasi. Beberapa peranan spesifik manajemen menengah dalam organisasi yang telah mengadopsi Total Quality Management (TQM) dapat dikemukakan berikut ini.

  • Berkonsentrasi untuk mengerjakan hal-hal penting yang terkait dengan kualitas total perusahaan sejak awal agar mampu membawa organisasi kepada Visi, Misi, Nilai-nilai, Sasaran dan Tujuan-tujuan Strategik seperti telah diarahkan oleh manajemen puncak (top management).
  • Berkonsentrasi mengidentifikasi sumber-sumber daya apa yang dibutuhkan untuk peningkatan kualitas total perusahaan sehingga membawa organisasi menuju sasaran dan tujuan-tujuan strategik kualitas total yang telah ditetapkan oleh manajemen puncak itu.
  • Memotivasi manajemen tingkat lebih rendah dan karyawan agar tetap melaksanakan program-program peningkatan kinerja kualitas total terus-menerus secara terfokus.
  • Mencegah sejak awal agar tidak melaksanakan hal-hal yang tidak relevan dan terkait langsung dengan kebijakan kualitas total perusahaan.
  • Bekerja sama dengan divisi-divisi atau departemen-departemen lain dalam tim-tim fungsional silang (cross-functional teams) untuk melaksanakan program-program peningkatan kualitas total perusahaan.
  • Melakukan pertemuan manajemen (management meeting) dan mendelegasikan wewenang dan tanggung jawab kepada manajemen tingkat lebih rendah atau manajemen lini pertama.
  • Memecahkan masalah dan mengambil keputusan yang berkaitan dengan upaya-upaya pelaksanaan program-program peningkatan kualitas total perusahaan.
  • Mewakili manajemen lebih rendah dan karyawan untuk berdiskusi dan berdialog dengan manajemen puncak sebagai bentuk pemberian saran-saran dari bawah ke atas (bottom-up approach).
  • Melatih dan mengembangkan manajemen tingkat lebih rendah dan karyawan agar terus-menerus membangun dan mengembangkan organisasi agar sesuai dengan prinsip-prinsip Total Quality Organization.
  • Dan lain-lain sesuai kebutuhan divisi-divisi atau departemen-departemen dalam rangka peningkatan kualitas total terus-menerus.

Manajemen Lebih Rendah atau Manajemen Lini Pertama

Manajemen lebih rendah (lower management) atau manajemen lini pertama (first-line management) sering disebut sebagai supervisor (pengawas), mandor, pemimpin tim (team leader) dan berbagai sebutan lainnya tergantung pada kebijakan struktur manajemen organisasi itu.

Untuk organisasi yang telah mengadopsi Total Quality Mangement (TQM), peranan dari manajemen lini pertama lebih banyak berkaitan dengan pelaksanaan dan pengawasan program-program peningkatan kualitas total perusahaan sehari-hari. Manjemen lini pertama sering terlibat dalam berbagai tim peningkatan kualitas total perusahaan, seperti: gugus-gugus kendali mutu (GKM), Aktivitas kelompok kecil (Small Group Activities), dan lain-lain.

Beberapa peran dari supervisor, mandor, pemimpin tim atau sebutan lainnya dalam manajemen lini pertama adalah:

  • Membimbing dan mengawasi karyawan untuk melaksanakan aktivitas-aktivitas berkualitas total sehari-hari.
  • Bertanggung jawab untuk kualitas total serta mencapai target-target kuantitas produksi tanpa cacat (zero defects oriented).
  • Bertanggung jawab menjaga hubungan baik antara manajemen dan karyawan serta antar-karyawan dalam pelaksanaan tugas sehari-hari dalam organisasi.
  • Berkomunikasi dengan manajemen menengah (middle management) tentang masalah karyawan, saran-saran dari karyawan, pengakuan dan penghargaan (reward and recognition) kepada karyawan, dan hal-hal lain terkait dengan pelaksanaan dan pengawasan program-program peningkatan kualitas total sehari-hari.
  • Membantu untuk memecahkan masalah yang dihadapi karyawan ketika melaksanakan program peningkatan kualitas total perusahaan.
  • Memberikan pelatihan praktis dalam bentuk coaching yang sesuai kepada karyawan.
  • Menyiapkan laporan secara berkala (harian, mingguan, dan bulanan) kepada manajemen menengah tentang informasi penting berkaitan dengan pencapaian kinerja kualitas total perusahaan.
  • Menjamin bahwa berbagai peraturan dan disiplin dalam perusahaan dilaksanakan dan dipatuhi oleh semua karyawan dan dalam lingkup manajemen lini pertama itu.
  • Memotivasi seluruh karyawan untuk terus-menerus meningkatkan kinerja agar memenuhi target-target perusahaan.
  • Membangun reputasi dan citra perusahaan karena mereka berada dalam kontak langsung dengan karyawan dan pelanggan.
  • Dan lain-lain sesuai kebutuhan dalam rangka peningkatan kualitas total terus-menerus setiap hari.

Berdasarkan prinsip-prinsip manajemen kualitas total (TQM), maka diperlukan beberapa keterampilan dasar manajemen berikut.

  • Keterampilan Konseptual (Conceptional Skills)
    Manajer-manajer, baik pada tingkat atas (top management), tingkat menengah (middle management), maupun tingkat pertama (first-line management), tentu saja dalam proporsi yang berbeda, harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep, ide, dan gagasan demi kemajuan organisasi menuju organisasi berkualitas total (total quality organization). Gagasan atau ide serta konsep itu kemudian haruslah dijabarkan menjadi suatu rencana tindakan (action plans) untuk mewujudkan gagasan atau konsep-konsep itu. Proses penjabaran ide menjadi suatu rencana kerja atau rencana tindakan yang nyata itu biasanya disebut sebagai proses perencanaan (planning). Proses perencanaan dalam manajemen kualitas total (TQM) pada umumnya menggunakan perencanaan proaktif (proactive planning). Dengan demikian keterampilan konsepsional yang harus dimiliki oleh manajemen juga merupakan keterampilan untuk membuat rencana kerja atau rencana tindakan (action plans).
  • Keterampilan Berhubungan dengan Orang Lain (Humanity Skills)
    Selain kemampuan konsepsional, semua manajer dari tingkat atas sampai bawah, juga harus dilengkapi dengan keterampilan berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang lain, yang disebut juga keterampilan kemanusiaan (humanity skills). Komunikasi yang persuasif harus selalu diciptakan oleh manajer terhadap bawahan yang dipimpinnya. Dengan komunikasi yang persuasif dan bersahabat, maka akan membuat karyawan merasa dihargai dan kemudian mereka akan bersikap terbuka kepada atasan. Keterampilan berkomunikasi diperlukan, baik pada tingkatan manajemen atas, menengah, maupun bawah.
  • Keterampilan Teknikal (Technical Skills)
    Keterampilan teknikal ini pada umumnya merupakan keharusan bagi manajer pada tingkat yang lebih rendah. Keterampilan teknikal ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu aktivitas tertentu guna memenuhi persyaratan kualitas total, misalnya menggunakan program komputer, memperbaiki mesin, membuat laporan akuntansi, membuat laporan kinerja kualitas total, dan lain-lain.
  • Keterampilan Manajemen Waktu (Time Management Skills)
    Keterampilan manajemen waktu berkaitan dengan kemampuan seorang manajer, baik pada tingkat atas sampai tingkat bawah untuk menggunakan waktu yang dimilikinya secara bijaksana agar mencapai target-target manajemen kualitas total yang telah ditetapkan. Griffin (2006) memberikan contoh kasus Lew Frankfort dari Coach. Pada tahun 2004, sebagai manajer atas, Frankfort digaji $2.000.000 per tahun. Jika diasumsikan bahwa ia bekerja selama 50 jam per minggu dengan waktu cuti 2 minggu, maka gaji Frankfort setiap jamnya adalah $800 per jam—sekitar $13 per menit. Dari sini dapat kita lihat bahwa setiap menit yang terbuang akan sangat merugikan perusahaan. Penulis sebagai Perumus Konsep Pembentukan Karakter SUCCESS Melalui The Ultimate SUCCESS Strategy, mengajukan formula SUCCESS (S) = (P x Q)/T; di mana SUCCESS adalah ukuran pencapaian target-target kinerja yang membuat seseorang puas (PUAS = Pastikan Usaha Anda SUCCESS), P = Productivity, Q = Quality, dan T = Time. Kita sama-sama memiliki waktu 24 jam per hari, 365 hari per tahun, tetapi mengapa ada orang SUCCESS dan ada orang GAGAL? Salah satu penyebabnya adalah keterampilan manajemen waktu, di mana orang-orang SUCCESS selalu menghargai waktu secara bijaksana melalui melakukan aktivitas yang benar dan penting sejak awal, selalu berkualitas tanpa membuat kesalahan-kesalahan agar mampu memuaskan orang lain (pelanggan), dan selalu memperhatikan efektivitas pencapaian tujuan melalui efisiensi penggunaan sumber-sumber daya, yang berarti selalu produktif (memperhatikan produktivitas). Dengan demikian para manajer SUCCESS HARUS menghargai waktu melalui melakukan aktivitas produktif dan berkualitas (memuaskan pelanggan).
  • Keterampilan Solusi Masalah dan Membuat Keputusan (Problem Solving and Decision Making Skills)
    Keterampilan ini berkaitan dengan kemampuan untuk mendefinisikan Masalah sebagai gap (kesenjangan) antara Target dan Aktual serta menentukan cara terbaik untuk menyelesaikan masalah itu. Dalam buku SUCCESS penulis telah dikemukakan bahwa orang-orang SUCCESS ketika menghadapi Masalah (Target-target kinerja tidak tercapai) akan selalu bertanya: MASALAH = Mengapa Aku SALAH? Agar mereka mampu menemukan akar penyebab masalah atau kegagalan itu dalam diri mereka, BUKAN mencari “kambing hitam” atau alasan-alasan pembenaran di luar diri mereka. Orang GAGAL selalu menyalahkan orang lain dan lingkungan, sedangkan orang SUCCESS selalu menyalahkan diri sendiri apabila mereka menghadapi masalah! Kemampuan membuat keputusan untuk solusi masalah melalui menghilangkan akar-akar penyebab masalah adalah yang paling utama bagi seorang manajer, dari tingkat manajer atas (top management) sampai supervisor (first-line management). Griffin (2006) mengajukan tiga langkah dalam pembuatan keputusan. Pertama, seorang manajer harus mendefinisikan masalah dan mencari berbagai alternatif yang dapat diambil untuk menyelesaikannya. Kedua, manajer harus mengevaluasi setiap alternatif yang ada dan memilih sebuah alternatif yang dianggap paling baik. Dan ketiga, manajer harus mengimplementasikan alternatif yang telah dipilih serta mengawasi dan mengevaluasinya agar tetap berada di jalur yang benar. Penulis selalu menggunakan Rahasia SUCCESS 5W-2H (What, Why, When, Where, Who, How, How much) ketika melakukan solusi masalah dan membuat keputusan bisnis dan industri.
  • Keterampilan Untuk Menjadi Pembelajar Terus-Menerus (Learning Skills)
    Saya mengutip ungkapan dari Henry Ford yang sangat terkenal, yaitu:

    “Siapa pun yang berhenti belajar telah menjadi tua, entah berusia delapan puluh atau dua puluh tahun. Siapa pun yang terus belajar tetap awet muda. Hal terbesar dalam kehidupan ini adalah menjaga pikiran Anda agar tetap awet muda”

    (Henry Ford)

Jika dunia perguruan tinggi di Indonesia, terutama yang mengkhususkan dalam bidang Manajemen baik pada fakultas-fakultas ekonomi maupun fakultas-fakultas bisnis dan manajemen dapat mengembangkan siklus belajar melalui peningkatan terus-menerus (PDSA: Plan, Do, Study, Act), maka penulis yang telah berpengalaman praktek dalam dunia bisnis dan industri selama lebih dari 25 tahun akan semakin yakin bahwa kesenjangan lulusan perguruan tinggi dengan kebutuhan dunia bisnis dan industri modern di Indonesia akan semakin kecil, bahkan dapat membentuk satu kesatuan seperti ditunjukkan dalam Bagan 2.


Bagan 2. Sistem Manajemen Kualitas dalam Bidang Pendidikan Tinggi

Beberapa keterampilan manajemen yang dikemukakan di atas dapat dijadikan acuan atau panduan bagi para mahasiswa yang sedang belajar manajemen maupun para manajer profesional di Indonesia yang ingin mempraktekkan konsep-konsep manajemen modern, menuju SUCCESS gemilang di waktu yang akan datang!

WordPress Tabs Free Version

Posted in

Alamat:

Baranangsiang Indah A2 No. 9, Bogor 16143

Telepon:

0251-833 2933

Whatsapp:

0813 1940 6433

E-mail:

vincentgaspersz@yahoo.com
vincentgaspersz17@gmail.com

Website:

www.vincentgaspersz.com

© 2024 VincentGaspersz.com. All Rights Reserved.
Design by Velocity Developer.

css.php