-
Bahasa Indonesia
-
English
Oleh: Vincent Gaspersz, Lean Six Sigma Master Black Belt
ASQ CMQ/OE, CQE, CQA, CSSBB
APICS CFPIM, CSCP
IQF Six Sigma Master Black Belt
RAB-QSA CMSP
Kaizen adalah suatu istilah dalam bahasa Jepang yang dapat diartikan sebagai perbaikan secara terus-menerus (continuous improvement). Sedangkan Blitz adalah terminologi dalam bahasa Jerman yang berarti cepat (lightning fast).
Kaizen Blitz adalah suatu metode peningkatan secara cepat, umumnya hanya dalam waktu satu minggu, yang dilakukan pada area proses yang terbatas, misalnya: work cell, atau area kerja lainnya. Tujuan dari Kaizen Blitz adalah menggunakan pemikiran-pemikiran inovatif untuk menghilangkan pemborosan atau aktivitas-aktivitas kerja tidak bernilai tambah. Kaizen Blitz dapat dipergunakan sebagai metode transisi menuju perusahaan kelas dunia, yang pada umumnya bermaksud membangun Lean Total Productive Management (Lean TPM) secara sistematik.
Hasil-hasil yang dicapai melalui Kaizen Blitz adalah:
- Setup time reduction: 70 – 90%
- Productivity improvement: 20 – 60%
- Process time reduction: 40 – 80%
- Inventory reduction: 30 – 70%
- Walking distance reduction: 40 – 90%
Pendekatan Kaizen Blitz dapat menggunakan metodologi peningkatan terus-menerus DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, and Control) selama jangka waktu singkat biasanya lima hari kerja.
Implementasi Kaizen Blitz dalam industri dapat dikemukakan melalui model DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, and Control), sebagai berikut.
Define:
- Apa tujuan untuk peningkatan kinerja yang tercantum dalam Master Improvement Story perusahaan?
- Proses mana yang perlu ditingkatkan untuk mencapai tujuan peningkatan kinerja dalam Master Improvement Story perusahaan?
- Apa yang menjadi batasan atau ruang lingkup untuk peningkatan proses?
- Apa yang menjadi ukuran kinerja utama (KPIs) dan manfaat yang diharapkan?
- Bagaimana proses eksekusi akan dilakukan untuk peningkatan kinerja?
Measure:
- Bagaimana rencana pengumpulan data?
- Apakah sistem pengukuran yang ada telah tepat dan akurat?
- Apa dan berapa banyak jenis cacat atau kesalahan yang ada sekarang?
- Berapa tingkat kinerja (baseline kinerja) dari proses dan produk yang sekarang?
- Apakah variasi dalam produk dan proses yang terjadi sekarang berada dalam batas-batas yang normal?
- Area fungsional mana yang paling terkena dampak atau pengaruh?
Analyze:
- Berapa tingkat kesenjangan (gap) antara kinerja (baseline kinerja) sekarang dan target kinerja yang telah ditetapkan dalam Master Improvement Story perusahaan?
- Di mana sumber utama terjadi variasi dan pemborosan (waste)?
- Apa akar-akar penyebab utama yang menimbulkan dampak terbesar terhadap variasi dan pemborosan (waste)?
- Berapa sering akar-akar penyebab utama itu terjadi?
- Apa dampak negatif dari akar-akar penyebab utama itu terhadap pelanggan?
Improve:
- Bagaimana teknik-teknik atau cara-cara untuk menghilangkan atau menurunkan variasi dan pemborosan (waste) baik dalam proses maupun produk?
- Apakah cara-cara peningkatan kinerja yang diajukan itu terbukti memberikan hasil-hasil manfaat (hard savings and soft savings) yang terbesar?
Control:
- Bagaimana kita dapat meyakinkan kepada manajemen bahwa peningkatan kinerja yang dilakukan bersifat tetap (permanent)?
- Apakah hasil-hasil manfaat dan praktek-praktek terbaik telah didokumentasikan?
- Apakah sistem pemantauan kinerja telah ditetapkan dalam bentuk rencana pengendalian Kaizen Blitz (Kaizen Blitz control plan)?
- Apakah praktek-praktek terbaik itu telah dibagi dan dikomunikasikan secara visual dengan tim peningkatan kinerja yang lain dalam organisasi?
- Bagaimana hasil-hasil manfaat (hard savings and soft savings) itu akan terlihat dalam laporan-laporan keuangan, rencana-rencana bisnis, dan Master Improvement Story perusahaan di masa yang akan datang?
Dalam kaitan dengan program peningkatan kinerja secara cepat, maka rencana untuk Kaizen Blitz selama satu minggu, sejak hari Senin sampai Jumat, dapat mengikuti langkah-langkah berikut.
Persiapan: Black Belt (Jika telah menerapkan program Lean Six Sigma), Team Leader dan Sponsor MENDEFINISIKAN PROYEK untuk Kaizen Blitz, memilih Kaizen Leader (biasanya group leader) dan anggota-anggota yang terlibat dalam Kaizen team. Black Belt dan Kaizen Leader menyiapkan bahan pelatihan singkat dan logistik atau sumber daya yang diperlukan selama satu minggu melaksanakan Kaizen Blitz.
Hari Senin: Black Belt dan Kaizen Leader memberikan penjelasan singkat kepada Kaizen Team, tentang keputusan melaksanakan Proyek Kaizen Blitz selama satu minggu, dan memberikan pelatihan singkat tentang pendekatan metodologi peningkatan terus-menerus DMAIC atau PDCA, apabila diperlukan. Jika ada pertanyaan, maka HARUS dijawab dan membuat klarifikasi tentang tujuan dan pernyataan Kaizen Blitz (Kaizen Blitz Charter). Pada hari Senin itu juga mulai melakukan PENGUKURAN melalui menciptakan atau validasi VALUE STREAM MAP (termasuk pengamatan proses).
Hari Selasa: Melanjutkan pengukuran sampai semua data yang diperlukan terkumpul. Pindah ke tahap ANALISIS secepat mungkin untuk mengidentifikasi dan verifikasi akar-akar penyebab masalah.
Hari Rabu: Mulai melakukan perbaikan-perbaikan berdasarkan temuan tentang akar-akar penyebab masalah pada hari Selasa. Perbaikan-perbaikan ini dilakukan sampai hari Rabu sore. Pada hari Rabu ini dilakukan pengembangan kriteria, evaluasi alternatif-alternatif, dan melakukan pilot project.
Hari Kamis: Mengakhiri tahap IMPROVE dan pindah pada tahap CONTROL melalui mengembangkan prosedur-prosedur baru, dan mengembangkan rencana untuk implementasi secara penuh (full-scale implementation).
Hari Jumat: Biasanya pada tengah hari setelah makan siang (sekitar jam 14:00), Kaizen Team mempresentasikan hasil-hasil Kaizen Blitz kepada manajemen. Terjadi diskusi dan pertanyaan dari manajemen, dalam hal ini untuk memperoleh persetujuan manajemen agar melaksanakan Kaizen Blitz pada minggu depan.
Tindak Lanjut (Follow-Up): Black Belt, Kaizen Leader, dan pemilik proses (Process Owner) membantu membimbing untuk implementasi berskala penuh (full-scale implementation) dan memonitor solusi serta hasil-hasil. Perbaikan atau penyesuaian-penyesuaian dapat dilakukan apabila dianggap perlu.
Kaizen Blitz Evaluation
By: Vincent Gaspersz, Lean Six Sigma Master Black Belt
ASQ CMQ/OE, CQE, CQA, CSSBB
APICS CFPIM, CSCP
IQF Six Sigma Master Black Belt
RAB-QSA CMSP
Kaizen is a term in Japanese that can be defined as continuous improvement. Whereas Blitz is a terminology in German which means lightning fast.
Kaizen Blitz is a lightning fast method of improvement, generally only within a week, that is performed on a limited process area, for example: work cell, or other work areas. The aim of Kaizen Blitz is to use innovative thoughts to eliminate waste or non-value-added work activities. Kaizen Blitz can be used as a transitional method towards world-class company, which generally means to build systematic Lean Total Productive Management (Lean TPM).
The results achieved through Kaizen Blitz are:
- Setup time reduction: 70 – 90%
- Productivity improvement: 20 – 60%
- Process time reduction: 40 – 80%
- Inventory reduction: 30 – 70%
- Walking distance reduction: 40 – 90%
Kaizen Blitz approach can use DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, and Control) continuous improvement method for a short time usually in five working days.
Kaizen Blitz implementation in industry dalam industri can be stated through DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, and Control) model, as follows:
Define:
- What is the purpose of the performance improvements listed in the company’s Master Improvement Story?
- Which processes need to be improved to achieve the goal of improved performance in the company’s Master Improvement Story?
- What are the limitations or is the scope for process improvement?
- What are the Key Performance Indicators (KPIs) and the benefits expected?
- How will the execution process be done for performance improvement?
Measure:
- How is the data collection plan?
- Have the existing measurement systems been appropriate and accurate?
- What are and how many types of defects or errors are currently present?
- What are the current performance levels (baseline performance) of the processes and products?
- Are variations in the current products and processes within the normal limits?
- Which functional area are most affected or influenced?
Analyze:
- What is the level of gap between current performance (baseline performance) and target performance that has been set in the company’s Master Improvement Story?
- Where is the main source variation and waste?
- What are the major root causes that create the greatest impact to variation and waste?
- How often do those major root causes happen?
- What are the negative effects of those major root causes to customers?
Improve:
- How are the techniques or ways to eliminate or reduce variation and waste) whether in the process or in the product?
- Are those proposed performance improvement means proven to give the greatest beneficial results (hard savings and soft savings)?
Control:
- How can we convince the management that the performance improvement performed is permanent?
- What are the beneficial results and best practices that have been documented?
- Has the performance monitoring system been assigned in the form of Kaizen Blitz control plan?
- Have those best practices been shared and communicated visually to the other performance improvement teams in the organization?
- How will those beneficial results hard savings and soft savings look in the future financial statements, business plans, and company’s Master Improvement Story?
In connection with quick performance improvement, then the plan for Kaizen Blitz for one week, from Monday to Tuesday, can follow the following steps:
Preparation: Black Belt (if has applied Lean Six Sigma program), Team Leader, and Sponsor DEFINE THE PROJECT for Kaizen Blitz, pick the Kaizen Leader (usually group leader) and the members involved in Kaizen team. Black Belt and Kaizen Leader prepare short training materials and logistics or resources needed for one week in implementing Kaizen Blitz.
Monday: Black Belt and Kaizen Leader provide a brief description to Kaizen Team, about the decisions in implementing Kaizen Blitz for one week, and provide short training about continuous improvement methodological approach of DMAIC or PDCA, if necessary. If there is a question, then it MUST be answered and the answer makes clarification about the purpose and Kaizen Blitz Charter. On that Monday also start taking MEASUREMENTS through creating or validating VALUE STREAM MAP (including process observation).
Tuesday: Continue measurements until all needed data are gathered. Move on to the ANALYZE stage as soon as possible in order to identify and verify the root causes of the problem.
Wednesday: Begin making improvements based on the Tuesday’s finding about the root causes of the problem. These improvements are made until Wednesday afternoon. On this Wednesday, criteria development, evaluation of alternatives, and conducting of pilot project are done.
Thursday: End the IMPROVE stage and move on to the CONTROL stage through developing new procedures and developing plan for full-scale implementation.
Friday: Usually at midday after lunch (about 2pm), Kaizen Team present Kaizen Blitz results to management. There are discussion and questioning from management, in this case in order to obtain management approval to implement Kaizen Blitz the next week.
Follow-Up: Black Belt, Kaizen Leader, and Process Owner help to implement full-scale implementation and monitor solutions as well as results. Improvements or adjustment can be done if necessary
