Tidak Lulus Ujian ASQ: Harus Melakukan Solusi Masalah (Problem Solving)

PDCA Flow Chart (Designed and Applied By: Vincent Gaspersz, Lean Six Sigma Master Black Belt)

Saya adalah orang yang terbuka dan TIDAK MALU mengungkapkan kekurangan termasuk ke-GAGAL-an agar menjadi bahan pembelajaran untuk TIDAK LAGI melakukan kesalahan yang sama berulang-ulang. Saya SANGAT YAKIN bahwa mereka yang TIDAK mengikuti prinsip-prinsip STANDAR ketika melakukan perencanaan (Plan) dan melaksanakan aktivitas TANPA Action Plan yang benar (Do) maka HAMPIR PASTI (probabilitas 99,9%) akan GAGAL (Check: Actual tidak sesuai atau lebih kecil dari Target). Dan apabila dalam hal ini kita TIDAK melakukan solusi masalah, maka kita akan menyerah pada NASIB Karena ketidak-tahuan harus berbuat apa lagi.

Sejak belajar PDCA pertama kali 1988 di Institut Teknologi Bandung (ITB) ketika mengikuti kuliah S3 Teknik Sistem dan Manajemen Industri saya TELAH mendesain dan menerapkan PDCA dalam bentuk flowchart terlampir (hasil KREATIF VG agar bisa mengikuti kuliah S3 Teknik Sistem dan Manajemen Industri, Karena berlatar belakang S1 Peternakan dan S2 Statistika Terapan).

Catatan: Tidak ada model PDCA berbentuk Flowchart dalam buku-buku teks, yang ada berbentuk Roda sehingga disebut PDCA Cycle (PDCA Wheel).

Desain PDCA berbentuk flowchart yang dibuat oleh VG ini yang membentuk kerangka berpikir saya dalam melakukan berbagai keputusan, apapun hasilnya: SUCCESS atau GAGAL.

Jika GAGAL (Check: Actual < Target), maka jalur Problem Solving yang dilakukan melalui memperbaiki Plan (P) dan/atau Do (D). Jika SUCCESS (Check: Actual >= Target), maka jalur STANDARDISASI (Act to Standardize) yang diterapkan, bisa memperkuat KARAKTER kita jika diterapkan pada diri sendiri atau membuat SOPs (Standard Operating Procedures) jika diterapkan pada team (together everyone achieves more) atau organisasi.

Keterampilan berpikir PDCA ini yang TIDAK diterapkan oleh banyak orang di Indonesia, termasuk di perguruan tinggi Indonesia, sehingga lulusan dari universitas TIDAK menjadi seorang Problem Solver menggunakan kerangka kerja PDCA (Plan-Do-Check-Act).

Menggunakan kerangka PDCA terlampir, maka kita bisa mendesain SUCCESS sejak awal agar sesuai TARGET, dan apabila GAGAL kita dapat mengetahui mengapa kita GAGAL. Sehingga melakukan solusi masalah (problem solving).

Dalam kasus ujian pertama kali ASQ dan VG TIDAK LULUS, maka saya mencoba mempelajari mengapa terjadi ke-GAGAL-an? Dengan mencari penyebab pada Plan (P) dan Do (D), Karena secara sistem manajemen, jika pada tahap Check (C ): ACTUAL TIDAK SESUAI TARGET (A < T), maka berarti ada kesalahan pada Plan (P) dan/atau Do (D). Setelah tiga kali GAGAL baru saya menemukan sesungguhnya inilah sumber-sumber penyebab mengapa saya GAGAL mengikuti ujian ASQ.

Saya mencoba merefleksikan diri dan SADAR diri (inti perbaikan: kesadaran diri/self awareness) bahwa KOMPETENSI saya memang tidak memenuhi Standar ASQ, meskipun saya adalah seorang Doktor Lulusan ITB (IP = 4,0). Sekaligus menjadi bahan koreksi bagi pribadi saya agar tidak GAGAL lagi di masa yang akan datang karena bersumber pada penyebab yang sama.

Sumber ke-GAGAL-an VG Mengikuti Ujian ASQ (1 – 3 kali):

Perencanaan (Plan):

Terlalu percaya diri (over confidence): merasa diri seorang Doktor ITB (IP = 4,0)
Tidak membaca Body of Knowledge (BoK) secara menyeluruh (Tidak peduli dan tidak mau tahu tentang Body of Knowledge)
Kurangnya pengalaman kerja di bagian yang menguji Body of Knowledge (BoK): Karena bekerja pada manajemen yang belum professional ketika itu.
Tidak memahami tingkat kognitif untuk setiap bagian dari Body of Knowledge (BoK) mengikuti taksonomi Bloom. Tidak tahu apa itu: Remember, Understand, Apply, Analyze, Evaluate, Create.
Tidak menggunakan bahan referensi yang tepat (tidak tahu buku referensi yang sesuai dengan Body of Knowledge)
Tidak menyadari akan pentingnya alat bantu seperti ujian simulasi dengan soal yang berbeda dalam jumlah cukup banyak (Jika ingin aman harus berlatih ujian simulasi sekitar 10 kali jumlah soal real dalam ujian ASQ)
Manajemen waktu yang buruk (Karena tidak berlatih ujian simulasi)
Tidak memahami sistem penilaian kelulusan yang menggunakan skor “cutoff” (cutoff score): menggunakan prinsip statistika, akan dibahas dalam tulisan berikut.
Tidak mengetahui kekuatan dan kelemahan dari setiap topik yang ada dalam Body of Knowledge (BoK), Karena TIDAK berlatih ujian simulasi menggunakan alat bantu ujian simulasi (ada dijual dalam bentuk Exam Guide softwares)
Tidak mengorganisasikan buku referensi menggunakan post-it agar cepat mengetahui posisi dari setiap item penting dari Body of Knowledge dalam buku referensi itu (cara belajar yang SALAH karena menganggap Open Book Exam akan MUDAH)

Pada Waktu Ujian (Do):

Tidak mengetahui secara pasti jawaban yang benar (Karena tidak berlatih ujian simulasi dan tidak memahami KONSEP)
Terlalu sering membuka buku referensi (Karena tidak memahami jawaban yang PASTI benar)
Tidak mengikuti prinsip 30-60-90 (30 detik untuk soal mudah, 60 detik untuk soal dengan tingkat kesulitan sedang, dan 90 detik untuk soal dengan tingkat kesulitan tinggi)
Kurang percaya diri dan menjadi gugup (Konsekuensi dari poin-poin di atas).
Dan lain

Tulisan berikut (bagian terpisah) akan membahas tentang Strategi Agar Mengikuti Ujian ASQ dan Probabilitas Lulus 99,9% (Agar 100% LULUS HARUS ber-DOA: Depend On Allah).

Sesungguhnya kunci dari Solusi Masalah apabila GAGAL adalah menggunakan akronim GAGAL berikut:

G = Gairah terus-menerus menuju SUCCESS (Coba lagi)
A = Alasan mengapa gagal? (cari di bagian Plan/P dan Do/D, PASTI ada penyimpangan dari STANDAR)
G = Gagasan untuk memperbaiki kesalahan di bagian Plan (P) dan Do (D)- Desain Action plan yang BENAR sejak awal sebelum memulai aktivitas apapun yang penting.
A = Action Plan diterapkan sesuai desain awal yang BENAR itu
L = Lanjutkan menciptakan target-target baru yang lebih tinggi agar mencapai SUCCESS terus-menerus.

Salam SUCCESS.