2017

Home » Blog » 2017 » Leadership & PDCA Management Approach Sebagai Kunci untuk Mengelola Sistem-sistem Manajemen Internasional (Seri 2: Mengelola Sistem-sistem Manajemen Internasional)

19-04-17

Leadership & PDCA Management Approach Sebagai Kunci untuk Mengelola Sistem-sistem Manajemen Internasional (Seri 2: Mengelola Sistem-sistem Manajemen Internasional)



  • Bahasa Indonesia
  • English

Oleh: Vincent Gaspersz, Lean Six Sigma Master Black Belt
American Society for Quality (www.asq.org) CMQ/OE, CQA, CSSBB, CQE, CQIA
American Production and Inventory Control Society (www.apics.org) CFPIM, CSCP
International Quality Federation (www.iqf.org) Six Sigma Master Black Belt
Registration Accreditation Board (www.exemplarglobal.org) Quality Management System Lead Specialist

 

ISO-International Organization for Standardization (www.iso.org) telah menetapkan persyaratan Kepemimpinan (Leadership) sebagai fungsi paling utama dan sentral dalam mengelola menggunakan PDCA (Plan-Do-Check-Act) approach terhadap semua sistem manajemen internasional yang dipublikasikan oleh ISO mulai berlaku sejak 2015 dan seterusnya.

Semua publikasi ISO sebelum tahun 2015 akan diubah atau direvisi dengan memasukan fungsi Kepemimpinan (Leadership) dan pendekatan Manajemen PDCA untuk mengelola sistem-sistem manajemen internasional itu.

Sebagai misal kerangka kerja Sistem Manajemen Lingkungan—Environmental Management System (ISO 14001:2015) ditunjukkan dalam bagan 1, sedangkan kerangka kerja dari Sistem Manajemen Kualitas—Quality Management System ISO 9001:2015 ditunjukkan dalam bagan 2 terlampir.


 

Kepemimpinan (Leadership) adalah kemampuan untuk memotivasi orang dan team untuk memberikan KOMITMEN penuh agar mencapai tujuan bersama dalam organisasi. Dengan ditetapkan persyaratan inti tentang Kepemimpinan (Leadership) dalam Klausul (Clause) 5 ini, maka keterampilan KEPEMIMPINAN menjadi persyaratan MUTLAK harus ada dalam organisasi yang akan menerapkan sistem-sistem manajemen internasional.

Fungsi Kepemimpinan (Leadership) ini mencakup: (1) Keterampilan kepemimpinan dan komitmen, (2) Merumuskan Kebijakan dari Sistem-sistem Manajemen Internasional yang diterapkan dalam organisasi, dan (3) Menetapkan Peran Organisasi, Tanggung Jawab dan Wewenang untuk Merencanakan (Plan), Melaksanakan (Do), Memeriksa (Check), dan Meningkatkan atau Memperbaiki Terus-menerus (Act to Continual Improvement) terhadap Sistem-sistem Manajemen Internasional yang diterapkan dalam organisasi itu.

Setelah fungsi Kepemimpinan (Leadership) ditetapkan, maka selanjutnya semua orang dan/atau team yang berada dalam posisi manajemen, mulai dari manajemen puncak (Top Management), manajemen menengah (middle management), dan manajemen bawah (low management) HARUS bekerja dalam sistem-sistem manajemen internasional itu mengikuti persyaratan-persyaratan yang ditetapkan oleh ISO itu.

Dengan demikian menurut ISO versi 2015 dan seterusnya, Leadership dan PDCA Management Approach merupakan fungsi-fungsi utama dalam sistem-sistem manajemen internasional itu.

Bagi organisasi yang menerapkan Lean Six Sigma, maka PDCA Management Approach boleh diganti dengan fungsi-fungsi DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) mengikuti persyaratan dalam ISO 13053-1:2010 tentang Metode Kuantitatif dalam Perbaikan Proses—Six Sigma-Part 1: DMAIC Methodology.

Untuk memudahkan penjelasan tentang Bagaimana Mengelola Sistem-sistem Manajemen Internasional?, maka pihak manajemen organisasi HARUS memahami “Annex SL High Level Structure (HLS) dari ISO” yang akan dibahas berikut ini.

Memahami “Annex SL” High Level Structure (HLS) dari ISO versi 2015. Lihat: http://www.rina.org/en/keytopics/iso-9001-and-iso-14001-revision/high-level-structure

“Annex SL” adalah struktur tingkat tinggi (high level structure) yang diciptakan oleh ISO-International Organization for Standardization yang berkantor pusat di Genewa (www.iso.org) untuk memberikan suatu struktur tingkat tinggi yang bersifat universal, memiliki teks inti yang identik, serta terminologi dan definisi standar yang berlaku untuk semua standar sistem-sistem manajemen yang diterbitkan oleh ISO.

“Annex SL HLS” ini didesain untuk memudahkan organisasi-organisasi di dunia yang harus memenuhi persyaratan ketika menerapkan lebih dari satu standar sistem manajemen internasional berbasis ISO.

Dengan kata lain “Annex SL High Level Structure (HLS)” adalah suatu struktur umum dari standar sistem-sistem manajemen internasional.

Struktur umum dari standar sistem-sistem manajemen, dibuat oleh lembaga ISO (www.iso.org) pada tahun 2012 dan berlaku untuk semua standar ISO yang baru diterbitkan maupun standar-standar ISO yang akan direvisi di masa yang akan datang.

“Annex SL HLS” mencakup aspek: terminologi dan definisi, judul dan urutan umum yang berlaku sama untuk semua standar ISO, yang memberikan penekanan lebih besar pada konsep risiko.

Secara khusus, semua standar sistem manajemen yang dikeluarkan oleh ISO, mencakup hal-hal berikut:

  1. Struktur yang terdiri dari 10 poin kunci;
  2. Dalam setiap poin terdiri dari beberapa paragraf dan isi, di mana semua standar merupakan kewajiban;
  3. Apabila diperlukan, standar-standar individual boleh ditambahkan pada persyaratan khusus berkaitan dengan penerapannya.

Struktur Tingkat Tinggi (HLS = High Level Structure) dari ISO versi 2015:

  1. Ruang Lingkup
  2. Referensi normatif
  3. Istilah dan definisi
  4. Konteks organisasi
    • Memahami organisasi dan konteksnya
    • Memahami kebutuhan dan ekspektasi pihak yang berkepentingan
    • Menentukan lingkup sistem manajemen
    • Sistem manajemen
  5. Kepemimpinan
    • Kepemimpinan dan komitmen
    • Kebijakan
    • Peran Organisasi, tanggung jawab dan wewenang

Plan (P)

  1. Perencanaan
    • Tindakan untuk mengatasi risiko dan peluang atau kesempatan
    • Tujuan dan perencanaan untuk mencapainya

Do (D)

  1. Dukungan (Support)
    • Sumber Daya
    • Kompetensi
    • Kesadaran
    • Komunikasi
    • Informasi terdokumentasi
  1. Operasional (Operation)
    • Perencanaan dan pengendalian operasional

Check (C)

  1. Evaluasi Kinerja
    • Pemantauan, pengukuran, analisis dan evaluasi
    • Audit internal

Act (A)

  1. Peningkatan/Perbaikan Terus-menerus (Continual Improvement)
    • Ketidaksesuaian dan tindakan korektif
    • Perbaikan berkelanjutan/Terus-menerus

Ringkasan “Annex SL” HLS (High Level Structure) dari ISO versi 2015 terdiri dari enam poin inti berikut:

  1. Pemikiran berbasis risiko (Risk-based thinking): analisis risiko dan peluang/kesempatan diterapkan pada semua persyaratan normatif. Persyaratan khusus yang didedikasikan untuk “tindakan pencegahan” dimasukkan ke dalam tahap perencanaan.
  2. Konteks organisasi (Context of the organization): pengetahuan tentang konteks internal dan eksternal organisasi, serta kebutuhan dan ekspektasi dari pihak yang berkepentingan, memimpin ke arah perbaikan definisi bidang penerapan sistem manajemen. Hal ini juga memungkinkan kita untuk menganalisis dan menyediakan faktor-faktor kritis (internal dan eksternal) yang dapat mempengaruhi kemampuan organisasi untuk mencapai hasil yang diinginkan.
  3. Kepemimpinan (Leadership): manajemen puncak harus menunjukan kepemimpinan dan komitmen agar penerapan sistem manajemen menjadi terintegrasi dalam proses manajemen strategik organisasi.
  4. Perencanaan (Planning): memungkinkan organisasi untuk merealisasikan peluang/kesempatan yang ditawarkan oleh konteks referensi, menganalisis risiko yang terkait, dan mencegah dampak negatif yang dapat mempengaruhi pencapaian tujuan.
  5. Informasi terdokumentasi (Documented information): organisasi dapat memilih cara yang paling sesuai untuk menyiapkan dan memelihara dokumentasi yang berkaitan dengan operasional organisasi.
  6. Manajemen Pengetahuan (Knowledge management): manajemen pengetahuan dan keterampilan orang-orang menjadi status persyaratan, karena mereka dianggap sebagai elemen kualifikasi untuk mencapai tujuan organisasi.

Demikian penjelasan tentang kepentingan PERSYARATAN MUTLAK fungsi-fungsi Kepemimpinan (Leadership), Perencanaan (Plan), Pelaksanaan (Do), Pemeriksaan (Check), dan Penindakan (Act) untuk mengendalikan dan meningkatkan kinerja sistem-sistem manajemen internasional yang sedang diterapkan dalam organisasi.

Salam SUCCESS.

WordPress Tabs Free Version

Posted in

Alamat:

Baranangsiang Indah A2 No. 9, Bogor 16143

Telepon:

0251-833 2933

Whatsapp:

0813 1940 6433

E-mail:

vincentgaspersz@yahoo.com
vincentgaspersz17@gmail.com

Website:

www.vincentgaspersz.com

© 2024 VincentGaspersz.com. All Rights Reserved.
Design by Velocity Developer.

css.php